Vragen over zorgleefplan

Mag je een zorgleefplan van een cliënt opsturen via de e-mail of post? Ik vraag me namelijk af hoe dit dan zit met de privacy van de cliënt en of dit juridisch wel mag. Telefonisch zijn de eerste contactpersonen steeds moeilijker te bereiken. Hoe dienen we hiermee om te gaan?

Mijns inziens is het opsturen van een zorgleefplan i.v.m. privacy af te raden. Er staan veel persoonlijke gegevens in zoals het BSN-nummer en ook adresgegevens van eerste contactpersonen. Binnen onze organisatie wordt om die reden het zorgleefplan niet meer opgestuurd naar de (wettelijk) vertegenwoordiger van de cliënt. De (wettelijk) vertegenwoordiger wordt uitgenodigd voor het ZPO en kan aangeven of hij/zij komt. Bij verhindering heeft de eerste contactpersoon/(wettelijk) vertegenwoordiger te allen tijde inzicht in het zorgleefplan. Indien nodig wordt dit bijgesteld en voorzien van een paraaf ter goedkeuring door de (wettelijk) vertegenwoordiger.
[Anneke, VIG/EVV, Verpleeghuis, Friesland]

De Richtlijn Verpleegkundige en verzorgende verslaglegging is een goed naslagwerk over rechten en plichten van medewerkers, organisatie en cliënten m.b.t. het dossier
Over het opsturen van een zorgleefplan staat er echter niets in vermeld. De vertegenwoordiger heeft recht op inzage en een afschrift.
Je schrijft dat jullie steeds moeilijker telefonisch in contact komen met eerste contactpersonen.
Maak, voordat je stukken gaat opsturen, jullie behoefte aan contact met hen bespreekbaar.
Je belangrijkste reden om contact te hebben met familie is samen met de cliënt en de familie komen tot zo passend mogelijke afspraken (wellicht kan de cliënt zich niet meer goed uitdrukken, dan is het altijd prettig als een familielid erbij kan zijn ter steun en aanvulling en meedenken).
Het opsturen van een afschrift van het zorgleefplan draagt hier niet echt aan bij.
Aan de eerste contactpersoon zou ik dus die behoefte kenbaar maken en vragen wat voor hen de best werkbare manier om contact te hebben. Misschien wonen ze op grote afstand en werken ze en is het niet mogelijk om op een willekeurige dag te komen voor een gesprek, misschien kunnen ze wel komen, maar waar laten ze hun kleine kinderen? Misschien is dit wel mogelijk als ze het lang van te voren weten. Misschien is contact per e-mail wel mogelijk? Misschien kennen ze de functie van het zorgleefplan niet? Geven jullie hier voorlichting over?
Ik denk dat er qua regelgeving geen bezwaar is tegen het posturen van een afschrift van het zorgleefplan, mits de cliënt hiermee akkoord gaat. Ik zou me dan beperken tot een afschrift van de gemaakte afspraken. Maar qua betrokkenheid kan ik me niet voorstellen dat het een oplossing is.
[Anne Marie Vaalburg, V&VN]