SMART is de afkorting voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Na het globale eerste idee is het zaak om kwalitatief en zo mogelijk kwantitatief, verder te onderzoeken of de aannames kloppen die tot dan gedaan zijn.
Om te kunnen bepalen waarop het project zich moet richten, is het nodig om te begrijpen wat de oorzaak is van het ervaren probleem en wat de symptomen zijn. Verder is in deze fase van belang om de eerste projectstructuur te verstevigen en het aantal sleutelfiguren dat achter het doel van het project staat te vergroten. Download Werken met SMART-doelen (pdf), het Oefenblad SMART-doelstellingen (pdf) en PDSA-affiche (pdf)
Cliënten betrekken bij zorgverbetering
Het ligt voor de hand cliënten te betrekken bij zorgverbetering. We benoemen hier de rol die cliënten in het verbeterproces kunnen spelen en middelen die u daarbij kunt inzetten. Er zijn vele vormen om cliënten te betrekken bij een verbeterproject. We onderscheiden 5 niveaus van participatie.
- Informeren: de cliënt ‘weet mee’, wordt geïnformeerd over het project.
- Consulteren: de cliënt denkt en praat mee.
- Adviseren: de cliënt adviseert en de professional beslist.
- Partnership: de cliënt beslist mee.
- Regie bij de cliënt: de cliënt bepaalt de doelen en prioriteiten.
Uitgebreidere informatie over vormen van cliëntenparticipatie en de werkwijze binnen projecten vindt u op de website van ZonMw
Wat is het onderliggende probleem?
Zoek naar de onderliggende oorzaken van een probleem. Breng de situatie in kaart en ga na wat de (probleem)situatie gecreëerd heeft. Betrek relevante stakeholders en sleutelfiguren. Het visgraatdiagram (pdf) is een handige methode om ‘oorzaak en gevolg’ uit elkaar te halen.
De OPET techniek (pdf) is bedoeld om de context en achtergrond van een complexe vraag scherp te krijgen. Deze systematische aanpak van vraagstukken wordt gebruikt in advies- en acquisitiegesprekken. Het is ook een prima methode om onderliggende vragen en knelpunten te verhelderen.
Commitment
Op basis van analyse kunt u de verbetering die u wilt uitvoeren meer focus geven en richten op de hoofdzaak. De te bereiken doelen kunnen nu meer gedetailleerd worden vastgesteld. Het is van belang om de commitment van mogelijk al eerder betrokken stakeholders en sleutelfiguren opnieuw te toetsen. Ga ook na van welke stakeholders en sleutelfiguren u kritiek of weerstand verwacht.
In deze Youtube-video spreekt Tony Robbins in een Ted-talk inspirerend over waaróm we dingen willen bereiken ('Why we do what we do').
https://youtu.be/Cpc-t-Uwv1I
Van idee naar plan
Het idee wordt in het MT besproken en vervolgens wordt besloten om het idee verder uit te werken. Doelen kunnen nu meer precies worden geformuleerd. Er moet ruimte, middelen en faciliteiten (budget) beschikbaar gesteld worden. Het toetsen van deze ideeën is op basis van een aantal criteria zoals:
- Passend binnen de strategie.
- Voordeel voor de cliënt en de maatschappij.
- Marktaantrekkelijkheid.
- Financieel interessant.
Uitwerken (maatschappelijke) business case
Bij goedkeuring dient het idee concreet gemaakt te worden door het uitwerken van een (maatschappelijke) business case. Bij de maatschappelijke business case dient ook rekening gehouden te worden met de belangen van de verschillende stakeholders. Een rekenmodel met een handleiding is beschikbaar voor het berekenen van financiële prognoses.
Format voor het berekenen van een maatschappelijke businesscase (pdf)
Materialen
- Stappenplan: In tien stappen van project naar effect (pdf) Dit stappenplan van Vilans is een voorbeeld hoe je een verbeterproject kunt doorlopen. Uiteraard kun je hier een eigen invulling aan geven en de stappen gebruiken die jij nodig hebt om in je organisatie het gewenste effect te bereiken.
Bepaal het effect van jouw project (pdf). Deze tool kun je gebruiken om vóóraf het effect van je project te bepalen, maar ook om het doel van je interventies scherp te krijgen. Bijvoorbeeld: Wat beoog je met de startbijeenkomst? Wanneer ben je tevreden na een gesprek met medewerkers? Wat moet het ontwikkelde product opleveren? Ook ná je interventies kun je de tool gebruiken: heb je het afgesproken effect ook behaald? De tool is ontwikkeld door Vilans.- Format Strategisch Plan (pdf) Met een goeie strategie kun je als zorgorganisatie een onderscheidende positie innemen ten opzichte van anderen. Vind een duurzaam voordeel ten opzichte van andere zorgorganisaties die aansluit bij externe trends en ontwikkelingen en bij de sterkten en zwakten binnen je eigen organisatie. Stel je missie, visie, doelstellingen en plan vast met behulp van het Format strategisch plan van BTN.
- Checklist verbeterplan (pdf). Met behulp van deze checklist uit het Zorg voor Beter-verbetertraject Eten en Drinken Bijzonder Smakelijk, kun je nagaan of je verbeterplan alle benodigde onderdelen bevat om je verbeteringen tot een succes te maken.
- Document: Proces 'Van idee naar plan' (pdf), Zorgalliantie.nu!, 2010. Hierin staan de stappen vanaf het prille idee tot en met de uitwerking van het idee in een concreet plan. Voor de verschillende fases zoals het idee, de verkenning van het idee en de uitwerking van het idee in een concreet plan, zijn formats gemaakt. Daarin staan de onderwerpen en vragen die uitgewerkt moeten worden om te kunnen bepalen of een idee potentie heeft en haalbaar is.