RSS 2.0

Verbeteren doe je zo

Vasthouden en delen

Borgen van resultaten

Veel projecten eindigen na een test in een pilot. Helaas is er dan vaak geen ruimte en tijd meer om de laatste stap in het projectmanagement te zetten, namelijk te zorgen voor verder en langdurend gebruik van de opgedane ervaringen. Veel goede voorbeelden en ideeën komen daardoor niet verder. Ze verdwijnen in een kast en worden niet meer gebruikt. Het doel van deze laatste fase is dan ook ervoor zorgen dat de succesvolle verbeteringen behouden blijven, gedeeld worden en helpen om te blijven leren. Dit noemen we borgen.

Hoe houdt u deze werkwijze vast als het project is afgerond? Ofwel: hoe borgt u de resultaten van een verbetering? Dat is een belangrijke vraag voor veel organisaties. Ervaring leert dat er specifieke aandacht nodig is om verbeteringen te borgen. De volgende instrumenten kunnen daarbij helpen.

Instrumenten voor borging

  • Checklist voor borging
    Deze checklist geeft projectleiders houvast om systematisch stil te staan bij borgingsaspecten tijdens het opzetten en afronden van een project. Download de Checklist voor borging (pdf) van Vilans.
  • De verankering in kaart
    Dit instrument maakt inzichtelijk wie op welke manier betrokken is bij de borging. In een cirkeldiagram beschrijft de projectleider samen met het projectteam welke medewerkers de nieuwe (te borgen) werkwijze toepassen, wat dit voor hen betekent en wat zij precies moeten gaan veranderen. Download De verankering in kaart (pdf) van Vilans.
  • NHS Borgingsscan
    De Britse National Health Service (NHS) ontwikkelde ook een meetinstrument voor het vasthouden van veranderingen. Deze borgingsscan brengt de stand van zaken in kaart rond 10 factoren die het succes van borgen bepalen. Zo krijgt de projectleider zicht op aandachtspunten die nog te weinig of juist ruim voldoende in beeld zijn. Daarop kan hij specifieke vervolgacties vaststellen en het borgen van de resultaten beter organiseren. 
    Het  Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO heeft de scan vertaald in het Nederlands. In Nederland is de scan nog niet uitgetest en geëvalueerd. Download de NHS borgingsscan, vertaling CBO (pdf). Kijk voor meer informatie (na registratie) op de website van NHS

Delen

Hoe komt het dat derden - niet direct betrokkenen - goede resultaten van een project niet snel overnemen? Dat is een kernvraag die bij veel organisaties speelt. Hier volgen tips voor het uitdragen van goede resultaten, zodat ook anderen ervan profiteren.

Verspreidingsplan opstellen

Een duidelijk plan helpt bij het verspreiden van de resultaten. Verwerk de volgende zaken in uw verspreidingsplan:

  • Wat verspreiden we?
  • Wie zijn de toekomstige gebruikers?
  • Hoe ziet de context/omgeving er uit?
  • Welke fases doorlopen we in de verspreiding?
  • Hoe meten we de voortgang van de verspreiding?

Om u te helpen een dergelijk plan op te stellen ontwikkelde Vilans een Format verspreidingsplan (pdf). Het format is gebaseerd op de meest actuele literatuur en ervaringskennis over het verspreiden van verbeteringen in de zorg. Het format bevat ook verschillende ondersteuningsinstrumenten, zoals een hulpmiddel bij het maken van een SWOT-analyse en een tijdsplanning. De gegevens uit uw eigen organisatie past u makkelijk in het format toe. Daarmee kunt u de verspreiding van uw verbeteringen gedegen en systematisch aanpakken.

Afbreukrisico’s

Vaak start een team binnen de organisatie met een verbeteractie. Het is de bedoeling dat andere teams in de organisatie de nieuwe werkwijze overnemen nadat deze succesvol blijkt. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom anderen de verbetering niet overnemen en de verspreiding mislukt. Een aantal van deze redenen, ofwel afbreukrisico’s, kunt u vooraf inzichtelijk maken. Het werkblad Afbreukrisico’s bepalen (pdf) bevat een opdracht waarmee groepjes medewerkers uit uw organisatie afbreukrisico’s kunnen onderzoeken die in uw organisatie bestaan bij het verspreiden van veranderingen.

Materialen

JOUW REACTIE
Wil je een link invoegen in de tekst? Zet de link tussen vierkante haken: [www.zorgvoorbeter.nl]



 Security code