Afschaffing verplichte dubbele controle op risicovolle medicatie

Wat hebben jullie precies afgeschaft en voor welke medicatie geldt dit?

De verplichting op de dubbele controle van risicovolle medicatie is afgeschaft bij Carintreggeland. Medewerkers mogen altijd alsnog een collega vragen om de medicatie te controleren. Maar dit is niet meer verplicht. We geloven in onze vakbekwame zorgprofessionals die weten wat ze doen. Zij kunnen zelf goed inschatten of zij wel of niet behoefte hebben aan de dubbele controle.

Deze afschaffing is van toepassing op medicatie die staat op de landelijke lijst risicovolle medicatie van de apothekerskoepel. Daar staan onder andere insuline, bloedverdunners en sommige chemomedicatie op. 

Opiaten staan niet op de lijst. Die vallen onder de wet- en regelgeving voor opiaten. Hiervoor houden we wel een registratielijst bij, waarin wordt bijgehouden hoeveel tabletten er zijn gebruikt en hoeveel er dus nog aanwezig moeten zijn. Als opiaten uit de werkvoorraad worden gehaald of in de retourbox worden gestopt, werken we volgens het vierogenprincipe.

Waarom hebben jullie de verplichte dubbele controle op risicovolle medicatie afgeschaft?

Medewerkers gaven aan dat zij de dubbele controle belastend vonden, zowel in de wijk als intramuraal. Daarom was het hun wens om te onderzoeken of de verplichte dubbele medicatiecheck afgeschaft kon worden. Het zorgt bijvoorbeeld voor een verstoring in het zorgproces omdat de medewerker weg moet bij de cliënt. Of dat de medewerker gestoord wordt terwijl die een cliënt aan het douchen is. Ook cliënten vroegen zich soms af waarom de medewerker op een dubbele controle moest wachten. Daarnaast kost het veel tijd.

Er werd ook getwijfeld over hoeveel veiliger een dubbele controle is. Ook met een dubbele controle worden fouten gemaakt, bijvoorbeeld doordat men op de ander vertrouwt of de controle niet met volle aandacht wordt uitgevoerd.

In de pilot bleken medewerkers positief te zijn over het afschaffen van de dubbele controles. We zagen geen stijgingen in de meldingen. Daarom hebben we het doorgezet naar de hele organisatie.

Hoe hebben jullie het aangepakt? En wat waren de randvoorwaarden?

In 2019 zijn we met de pilot gestart. We hadden een goed plan, met een akkoord van de raad van toezicht en de raad van bestuur. We hebben vanaf de start ook het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), de landelijke beweging Radicale vernieuwing en de inspectie telkens geïnformeerd en betrokken. Ook heeft Carintreggeland de cliëntenraad, de ondernemingsraad en de adviesraad continu betrokken.

Daarna zijn we gestart met een pilot in tien verschillende teams. In de wijkverpleging, verpleeghuiszorg en revalidatiezorg. Daarbij waren de voorwaarden dat het hele team mee wilde doen en dat de manager en arts erachter stonden. We zijn begonnen met een gezamenlijke aftrap en een stukje scholing. Elke maand vond er een overleg plaats met een afvaardiging van de pilotteams. Gaat het goed? Voelt iedereen zich vertrouwd? Is er behoefte aan bijscholing? Zijn er risico’s opgetreden? Worden fouten gemeld?

De resultaten van de pilot waren positief. In 2021 hebben we dit beleid in één keer doorgevoerd voor de hele organisatie. Vlak voor de invoering hebben we de medewerkers hierover geïnformeerd. De overgang ging heel soepel.

Wat zijn de succesfactoren en praktische tips die je organisaties wil meegeven?

1. Betrek belangrijke stakeholders, zoals de inspectie, belangrijke ketenpartners en eventueel het ministerie van VWS. Neem ze echt mee en betrek ze op een laagdrempelige manier.
2. Ga daarnaast uit van vertrouwen in je medewerkers en hun professionaliteit. Met oog voor scholing waar dat nodig is. Geef medewerkers ruimte om wél een dubbele controle te doen als zij dat willen.
3. Heb lef. Het is goed om met pilotteams te werken, om te kijken waar je als organisatie tegenaan loopt. Maar heb lef en ga aan de slag. Houd uiteraard ook een vinger aan de pols.

Is het niet onveilig om de verplichting op de dubbele controle af te schaffen?

We zien eigenlijk geen verschil in het aantal VIM-meldingen en we zien geen vreemde incidenten. We hebben ook heel erg gestuurd op het veilig melden. Het moet wel veilig voelen om een VIM-melding te kunnen doen.

Daarnaast denken we juist dat het veiliger is om geen dubbele controle uit te voeren. Uit een vragenlijst kwam naar voren dat medewerkers zich nu veel meer verdiepen in de kennis en kunde van medicatie. Dit is ook iets wat we hoopten te bereiken. Medewerkers zoeken meer zelf op en stellen meer vragen aan de arts en de diabetesverpleegkundige. Men voelde dat ze er professioneler mee om gingen.

Hoe zit het met de wet- en regelgeving? Mag dit van de IGJ en wat als er iets misgaat?

Wij hebben dat uit laten zoeken door onze jurist. Het maakt voor medewerkers niet uit of er wel of geen dubbele controle is gedaan. Als het fout gaat zijn ze op dezelfde manier verantwoordelijk. 

We krijgen vaak de vraag: 'Maar het is toch wet- en regelgeving?' De Veilige principes in de medicatieketen zijn geen wet, maar richtlijnen die zorginstellingen zelf hebben gemaakt. Wat eerst een advies was, wordt nu vaak streng gevolgd. Voorheen stond in de Veilige Principes in de medicatieketen dat de dubbele controle verplicht was. Dit is inmiddels wel aangepast. Nu staat er dat medewerkers zich ook zelf kunnen controleren. Er is dus ruimte om het anders te doen.

Wij hadden vanaf de start van het project een open verbinding met de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). We hebben hen gebeld en bijgepraat. We denken dat dat heel goed werkt. Neem ze op een informele manier mee, in plaats van via bijvoorbeeld een ingewikkelde brief. Daarnaast maakt de IGJ niet het beleid, maar toetsen ze beleid van de organisatie. Maak vanaf het begin duidelijk dat je weet dat je afwijkt en dat je het goed borgt. Zorg dat je het kan laten zien.

Hoe ervaren medewerkers het?

Vanaf de eerste dag waren de pilotteams enthousiast. Het nieuwe beleid werd overal makkelijk geaccepteerd, omdat dit tijdens de coronaperiode ook al het beleid was. Medewerkers zijn er erg blij mee, vanwege de ruimte en professionaliteit die we ze geven. Het geeft hun vertrouwen. We merken dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en dat ze kunnen doen waarvoor ze zijn opgeleid. Ook zeggen ze dat de werkdruk minder is, vooral op drukke momenten.

Wat heeft het opgeleverd?

We hebben bij de start een nulmeting gedaan en na een bepaalde periode nog een meting. Daarin werden vragen gesteld zoals: 'Voel je je vertrouwd met het geven van insuline?', 'Heb je het idee dat je voldoende kennis hebt?' en 'Spreek je elkaar aan als je toch iets ziet wat niet akkoord is?'. Uit de vragenlijst kwam naar voren dat medewerkers zich veel meer verdiepen in de kennis en kunde van medicatie. Ze zoeken meer zelf op en stellen nu meer vragen aan de arts en de diabetesverpleegkundige. Men voelt dat ze er nog verantwoordelijker mee omgaan. Cliënten geven ook aan dat het fijn is, omdat de medewerker niet meer gestoord wordt. Het scheelt veel gedoe en medewerkers ervaren minder werkdruk.

Wat verwacht je van de medewerkers en hebben zij bijscholing nodig?

Ga uit van vertrouwen in je medewerkers en hun vakmanschap. Let wel op of zij genoeg kennis hebben. Als iemand iets nog niet goed kan, is scholing belangrijk. Bijvoorbeeld: als iemand nog niet goed weet hoe insuline werkt, raden we scholing aan. We kijken ook of iemand nog bevoegd en bekwaam is. Let erop of de kennis in je team voldoende is en hoe je dat kunt ondersteunen. 

Bijscholing is nu niet meer verplicht, maar dat was bij de pilotteams wel zo. Medewerkers mogen wel aangeven als ze graag bijscholing willen. Risicovolle medicatie komt elk jaar terug in overleggen met aandachtsvelders of in de 'week van de medicatieveiligheid'. Zo blijft het onderwerp onder de aandacht.

We verwachten dat medewerkers blijven letten op het verschil tussen risicovolle en niet-risicovolle medicatie. Wij hebben de taak om dat steeds te blijven benoemen.

Hoe overtuig je betrokkenen, zoals zorgmedewerkers, bestuur en IGJ?

We hebben vanaf de start het ministerie van VWS, de landelijke beweging Radicale vernieuwing en de inspectie continu geïnformeerd. Een formeel akkoord kunnen deze partijen niet geven: het beleid vanuit de Veilige Principes in de medicatieketen komt niet vanuit hen. Wel waren ze vanaf de start geïnteresseerd en wilden ze ons hierin volgen. We hebben tussendoor de rapporten en evaluaties met ze gedeeld. Ze zijn continu betrokken. Vanuit onze ervaring is het advies zeker om deze partijen te informeren als je gaat afwijken. Neem ze hierin mee.

Vanaf het begin hebben we de cliëntenraad, de ondernemingsraad en de raad van toezicht steeds betrokken. Ze dachten mee en waren soms bij gesprekken met medewerkers uit de pilotteams. Zo konden ze zelf horen wat medewerkers vonden. We gingen ook vaak naar de raad van toezicht, samen met medewerkers uit de pilotteams. Zo kregen zij een beter beeld van hoe medewerkers erin stonden. Ze konden vragen stellen en tips geven. Door hen goed mee te nemen en te laten zien wat het effect was op medewerkers en in de meldingen, kregen we hun steun.

Vertrouwen, Moed, Open en Samen

Wij hebben niet veel moeite hoeven doen om de raad van bestuur te overtuigen. Dat komt misschien doordat wij al direct goed uitgewerkte plannen hadden met de pilotteams. Onze kernwaarden zijn Vertrouwen, Moed, Open en Samen. Deze kernwaarden kwamen tot uiting in dit traject. We vertrouwen onze medewerkers, we hebben de moed om van de richtlijnen af te wijken. Wij zijn open in wat wij doen. We werken al vanaf het begin nauw samen met vele partners, want ook dit doen we samen met anderen. Dit gaf vertrouwen dat we de teams en het proces goed en op de voet volgden. Als er iets afwijkends was, hebben we ze daarin meegenomen. We zijn heel open geweest in wat we zagen gebeuren. De raad van toezicht was af en toe wel een leuke uitdaging, in positieve zin. Zij hadden hele goede kritische vragen.

Medewerkers kunnen soms bang zijn, want 'wat als het misgaat?' Dit merkten we in de praktijk niet. Fouten kunnen ook gebeuren met een dubbele controle. Binnen Carintreggeland heerst een cultuur van 'fouten maken mag, zolang je er maar van leert'.  Het is belangrijk om medewerkers mee te nemen, ze vertrouwen te geven en ruimte te bieden voor bijscholing en onderlinge hulp. Ze weten echt wel wat ze moeten doen en wanneer ze moeten ingrijpen. De zorg wordt steeds complexer en er zijn minder verpleegkundigen. Laten we zorgen dat zij bezig kunnen zijn met wat écht belangrijk is.

Kun je relevante documentatie delen over jullie aanpak?

Alle relevante stukken, zoals het advies- en borgingsplan, kunnen gedeeld worden. Kijk wel goed of het ook binnen (de cultuur van) jouw organisatie past. En pas zo nodig de werkwijze of een stappenplan hierop aan. Neem voor meer informatie over de afschaffing van de verplichte dubbele controle contact op met Olga Nijenhuis van Carintreggeland.