Aan de slag met ontregelen

Een ontregelaanpak is uniek voor iedere organisatie, maatwerk dus. Zorg er daarom voor dat de aanpak aansluit bij waar je organisatie nu staat en waar jullie last van hebben. Neem daarbij de visie, organisatiestructuur en werkwijze van de organisatie mee. Voor het beste resultaat moet de ontregelaanpak hier goed bij passen. De volgende vier stappen helpen je op weg.

Stap 1. Maak aanleiding en doel helder

Wat is de aanleiding om te ontregelen?

Bedenk met jouw verbeterteam waarom het zo belangrijk is om de regeldruk nú aan te pakken. Zorg dat je dit helder hebt, voordat je aan de slag gaat met ontregelen. Dan krijg je ook makkelijker steun voor je plannen vanuit de organisatie. Hoe maak je een eerste start?

Wat is het doel?

Bepaal met elkaar wat jullie gezamenlijk willen bereiken met ontregelen. Welke zichtbare en merkbare (gedrags)verandering zie je voor je? Een helder en afgebakend doel helpt om de verandering richting te geven. Denk na over hoe het eindresultaat eruit ziet. En wanneer jullie tevreden zijn. Wat valt binnen jullie ontregelaanpak en wat erbuiten? Waar heb je invloed op en waar niet op?

Stap 2. Breng regeldruk in kaart

Het is belangrijk om te weten waar de regeldruk in jouw organisatie zit en waar ontregelen precies over gaat. Die kennis heb je nodig om een goede basis te leggen, voordat je van start gaat.

Stap 2a. Breng registraties en regels in kaart waar medewerkers het meeste last van hebben

Registraties die niet zinvol lijken, leiden vaak tot regeldruk. Spoor samen met je team eenvoudig onnodige registraties op en dring ze terug. Je ontdekt hoe jij en je collega’s over bepaalde registraties denken en hoe je er in de praktijk mee omgaat. Met de toolkit Minder papier, meer tijd voor zorg kan je op een eenvoudige manier (onnodige) registraties opsporen, efficiënter maken of schrappen.

Stap 2b. Kom achter de achterliggende oorzaak

Veel organisaties pakken eerst een document aan waar ze last van hebben, zoals het schrappen van een formulier. Later blijkt dat het formulier een symptoom is van een dieperliggende oorzaak, namelijk te weinig onderling vertrouwen. Belangrijk om de dieperliggende oorzaken aan te pakken. Anders komt er een regel bij waar er ook een weggaat.

Ga samen met een multidisciplinair team aan de slag om de dieperliggende oorzaak van de regeldruk helder te krijgen. Want alleen bestaande regels en registraties schrappen is niet genoeg om regeldruk te verminderen. Gebruik bijvoorbeeld de Visgraatmethode om de achterliggende oorzaken te ontdekken.

Stap 3. Bepaal de oplossing voor achterliggende oorzaak

Als je de onderliggende oorzaken scherp hebt, kun met je veranderteam bepalen welke oplossing(en) het beste is om de oorzaak aan te pakken.

Wordt nut en noodzaak van regels verschillend ervaren? Het nut en de noodzaak van registraties kunnen mensen verschillend ervaren. Ervaren hoe een registratie bijdraagt aan goede zorg, is heel belangrijk. Want dan ervaart een zorgmedewerker het ook niet als moeite om de registratie te doen. Maak hiervoor gebruik van de werkvorm ‘In de schoenen van...’
Zijn de herkomst en verplichting van regels zijn onduidelijk? Niet alles wat geregistreerd wordt, is nodig vanuit een verplichting of noodzaak. Dat wordt soms wel gedacht (door degene die het invult). Het geeft vooral duidelijkheid wanneer je weet wat (verplicht) geregistreerd moet worden en waarom. Maak gebruik van het speciaal hiervoor ontwikkelde Overzicht wettelijk verplichte registraties (intramuraal) en de Factchecker wijkverpleging.
Worden regels onvoldoende ter discussie gesteld? Het helpt als zorgprofessionals zich afvragen waarom bepaalde regels en registraties er zijn. Hoe dragen ze bij aan betere zorg? Als het nodig is, kunnen ze regels en registraties ter discussie stellen. Want: Doe je omdat het hoort of omdat het helpt? Omdat iets al jaren gebeurt, betekent het niet dat het bijdraagt aan goede zorg en kwaliteit. Het is wel belangrijk dat zorgprofessionals de vaardigheden hebben om er op deze manier over na te denken. De reflectiekaarten helpen bij het reflecteren op regels. De Trechter van Verdunning laat je kritisch kijken naar nieuwe en bestaande maatregelen.
Zijn werkprocessen niet efficiënt? Zet in op het stroomlijnen van werkprocessen en het optimaliseren van digitale systemen die bijdragen aan relevante en efficiënte registraties. Betrek hierbij ook professionals van de werkvloer. Zij hebben vaak (al langer) zicht op een werkproces dat zij niet efficiënt vinden. Lees hoe TWB het reanimatiebeleid efficiënter heeft gemaakt: TWB zet behoefte zorgmedewerker voorop met Agile werkwijze (Vilans.nl).
Is er gebrek aan vertrouwen in elkaar? Regeldruk kun je voorkomen wanneer zorgprofessionals zelf directe en voldoende invloed hebben op registraties. En dat ze die invloed ook ervaren. Zet zorgprofessionals dus centraal. Stel ze vragen en luister naar ze als je beleid, regels en registraties gaat maken of aanpassen. Dan kom je tot regels en beleid die bijdragen aan de dagelijkse praktijk.