RSS 2.0
Home Nieuws Nieuws Zorgorganisatie Wilgaerden werkt aan minder registraties

Tijd voor zorg

Zorgorganisatie Wilgaerden werkt aan minder registraties // 22/09/2017

'Soms zijn we wel 40 procent van de tijd bezig met administratie. Kostbare tijd die we liever aan de cliënt besteden.' Teamcoach in de thuiszorg Gerda Jong van zorgorganisatie Wilgaerden, vond het tijd voor verandering. Lees hoe zij met haar teams werkt aan minder registraties.

'Er gaat zoveel tijd verloren aan administratie, terwijl we die tijd veel beter kunnen benutten,' vertelt Gerda Jong, teamcoach van twee thuiszorgteams bij Wilgaerden. 'Dit vormde een frustratiebron bij veel verzorgenden van Wilgaerden. We besloten daarom om deel te nemen aan de bijeenkomst "Minder papier, meer tijd voor zorg" van Vilans. We gingen praktisch aan de slag, met succes!'

Registratielast terugdringen in de thuiszorg
Foto: stockbeeld

Registraties in beeld brengen

'De bijeenkomst was inspirerend. In verschillende opdrachten breng je de registraties van je eigen organisatie in beeld. Daarna kijk je hoe andere organisaties het doen. Veel organisaties lopen tegen dezelfde knelpunten aan. Het is goed om van elkaar te horen en leren hoe daarmee wordt omgegaan.' Tijdens de bijeenkomst leerden ze de Toolkit minder papier - meer tijd voor zorg te gebruiken.

Onnodige lijstjes  

Zorgmedewerkers moeten zich aan veel regels houden. Regels van de inspectie, de organisatie of bedacht door het team zelf. Gerda: 'We maken veel lijstjes om het organisatorisch makkelijker te maken. Die lijstjes hangen op kantoor en andere ruimtes. Zo hebben we bijvoorbeeld een lijstje waarop we aangeven of de douche gespoeld is. Elke week wordt dit afgevinkt, terwijl we in onze outlook agenda ook aangeven dat we wekelijks de douche spoelen. Tijdens de bijeenkomst sta je daarbij stil. Je spreekt met elkaar af dat je de taak doet. Het lijstje is afgeschaft!'

Registraties afbouwen

Na de bijeenkomst zijn de teams van Gerda Jong op kleine schaal gestart met het afbouwen van de onnodige registraties. Samen met verzorgenden en verpleegkundigen inventariseerden ze welke punten ze als eerst wilden oppakken en verbeteren. 'We dachten, dat doen we even, maar het bleek niet zo gemakkelijk te gaan. Je hebt met een grote organisatie te maken en een kleine locatie kan van alles willen, maar de regels zijn nou eenmaal voor de hele organisatie gemaakt. Omdat we zo kleinschalig op onze eigen locatie bezig waren liepen we vast. Toen hebben we een afspraak gemaakt met iemand van het managementteam. We hebben afgesproken dat we per verbeterpunt een voorstel neerleggen bij het managementteam. Dat werkte.'

Rapporteren om het rapporteren

Het eerste concrete punt dat het managementteam organisatiebreed gaat bespreken is het dagelijks verplicht rapporteren bij cliënten met een ZZP 4 of 5. Gerda: 'Dit is een afspraak die twee jaar terug ingevoerd is binnen de gehele organisatie. Rapporteren om het rapporteren terwijl er niets bijzonders aan de hand is. Dat komt de kwaliteit van het rapporteren niet ten goede. We wachten nu op de terugkoppeling van het verbetervoorstel.'

Stap voor stap verbeteren

'Een aantal van onze eigen onnodige lijstjes hebben we op locatie afgeschaft. De medewerkers van onze locatie merken al dat ze minder moeten vastleggen.' Het afbouwen van grotere registraties, die organisatie-breed zijn vastgelegd, kosten wat meer tijd. 'We hebben meerdere punten om in de toekomst op te pakken en te verbeteren. We gaan hier stap voor stap verbetervoorstellen voor doen.'

Drie tips van Gerda Jong:

  • Je hebt meerdere lagen uit de organisatie nodig om de regels aan te passen en goed te keuren, anders bereik je alleen verandering op je eigen locatie. 
  • Pak eerst de makkelijke punten aan zodat je snel succes bereikt. Dan krijg je inspiratie om verder te gaan. 
  • Blijf kritisch: maak niet zomaar een nieuw lijstje of regel. Vraag jezelf af of een lijstje echt nodig is of dat je ook zonder registratie goed kan organiseren.

Zelf aan de slag

Welke registraties zijn wettelijk verplicht en welke niet? Download de publicatie ‘Overzicht verplichte registraties in de langdurende intramurale zorg’ (pdf). Wil je onnodige registraties in kaart brengen en snel terugdringen? Wil je onnodige registraties in kaart brengen en snel terugdringen? Kom dan naar de bijeenkomst 'Minder papier, meer tijd voor zorg' op 1 november en ga met je zorgteam de slag!

Lees meer op Zorg voor Beter

JOUW REACTIE
Wil je een link invoegen in de tekst? Zet de link tussen vierkante haken: [www.zorgvoorbeter.nl]



 Security code


Op de hoogte blijven?

Meld je aan voor de gratis wekelijkse nieuwsbrief.

Bekijk nieuwsbrieven

Meer over Tijd voor zorg