Home Nieuws Nieuws 2019 februari Terugdringen van administratieve lasten: klein beginnen

Verbeteren doe je zo

Terugdringen van administratieve lasten: klein beginnen // 13/02/2019

AxionContinu laat zien dat je ook klein kan beginnen met het terugdringen van administratieve lasten. Onder andere door de inzet van de STOPknop. Door hierop te drukken kunnen medewerkers aangeven welke administratieve lasten of andere zaken volgens hen overbodig zijn.

Ook kunnen de medewerkers oplossingen met de STOPknop aandragen. AxionContinu is er een aantal jaren geleden mee gestart op intranet, nadat zorgorganisatie Viattence hier al positieve ervaringen mee had. Het begon met een klein experiment. Toen de bestuurder van AxionContinu ook op de STOPknop drukte, is besloten deze voor de hele organisatie in te voeren.

Iedereen betrekken

‘Wat daarnaast goed werkt in de aanpak van regeldruk is als met alle teamleden het gesprek wordt aangegaan,’ vertelt de senior kwaliteitsmedewerker van AxionContinu. ‘Juist dan krijg je door bewustwording iets voor elkaar. Iedereen heeft input, dus iedereen kan meedenken. Wel heeft dit onderwerp blijvende aandacht nodig, anders wordt het weer vergeten.’

Aanschaf labelwriter

In 2018 ging de senior kwaliteitsmedewerker samen met een aantal teamleden van de Divisie Revalidatie en Herstel naar de schrapsessie ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’ van Vilans. In deze sessie zijn er een aantal punten ingebracht waarmee AxionContinu aan de slag is gegaan. Zo is er een labelwriter aangevraagd om het onnodig overschrijven van persoonsgegevens op formulieren te voorkomen. Hierna zijn ook andere teams binnen de Divisie met een schrapsessie aan de slag gegaan.

Diverse disciplines

‘Het werkt goed om zo’n sessie met diverse disciplines te volgen, zoals behandelaren en facilitaire, financiële en administratie medewerkers. Zij komen immers weer met andere regels en registraties in aanraking dan medewerkers uit het directe zorgproces.’ Dit jaar worden de schrapsessies in de rest van de organisatie uitgerold.

Formulier persoonsgegevens

Welke registratie is eigenlijk het gemakkelijkst terug te dringen? 'In eerste instantie dachten we het formulier persoonsgegevens. Dit formulier werd door veel verschillende mensen ingevuld. Om efficiënter te werken, besloten we het formulier bij de receptie neer te leggen.'

Formulier aangepast

'Cliënten die net gearriveerd waren, kregen alleen zo een zeer uitgebreid formulier met de vraag dit meteen in te vullen. Niet echt een warm welkom. In gezamenlijk overleg met de cliëntenadministratie is in plaats daarvan het formulier beperkt tot minder vragen. De gegevens die al bekend waren, hebben we uit het formulier gehaald.’

Declaratieapp

‘Een ander voorbeeld is de werkwijze rondom declaraties die is aangepakt door de financiële administratie. Dit was een omslachtige procedure, waar veel verschillende personen een handtekening onder moesten zetten. Nu maken we gebruik van een zogenaamde declaratieapp.’

Samen duidelijke afspraken maken

Zorgverleners bij AxionContinu ervaren met name registraties vanuit de zorgverzekeraar als complex. Zo roept de NPS-meting, waarmee de patiënttevredenheid wordt gemeten, vragen op. ‘Daarom moet je duidelijk samen afspreken wat de NPS precies is en wat je hiermee wilt bereiken. Hiervoor is beter overleg met de zorgverzekeraar nodig. We zijn blij dat ActiZ dit punt nu oppakt.’

Goede ICT

Waar tot slot de meeste winst mee te behalen valt? ‘Een goede ICT-infrastructuur die ondersteund wordt door goede en gebruikersvriendelijke devices zoals smartphones en tablets. Daar werken we hard aan bij AxionContinu, want juist daar valt echt nog heel veel winst te behalen als het om het terugdringen van registratielasten gaat.’

​Deel jouw ervaring

Bij het thema Verbeteren doe je zo bundelen we tips, praktijkverhalen, successen maar ook dilemma’s waar je als organisatie of medewerker tegen aanloopt in het afschaffen van regels en registraties. Ben je binnen jouw organisatie ook bezig met het terugdringen van onnodige administratieve lasten? En wil je jouw ervaring delen? Stuur dan een mail naar j.vandijkhuizen@vilans.nl. Dan nemen we contact op voor een interview.

JOUW REACTIE
Wil je een link invoegen in de tekst? Zet de link tussen vierkante haken: [www.zorgvoorbeter.nl]





Gratis nieuwsbrief

Meld je aan voor de gratis wekelijkse nieuwsbrief.

Bekijk nieuwsbrieven

Gratis nieuwsbrief

Meld je aan voor de gratis wekelijkse nieuwsbrief.

Bekijk nieuwsbrieven

Meer over Verbeteren doe je zo
Zorg voor Beter gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren.
Ik ga akkoord met het plaatsen van cookies (inclusief tracking cookies).
Niet akkoord en lees meer