Humanitas

Gepubliceerd op: 22-02-2022

Kwaliteit van zorg is belangrijk, het gaat immers om mensenwerk. Dat er regels, protocollen en werkwijzen zijn is dat ook niet meer dan logisch. Keerzijde van die instrumenten is dat ze veel tijd vragen, wat ten koste gaat van de tijd die beschikbaar is voor de directe zorg en aandacht voor de cliënt.

Efficiënter werken

‘Daarom vinden we het belangrijk om te kijken of het anders en efficiënter kan’, zegt Merel van Maren. Als stafadviseur helpt zij teams binnen Humanitas bij het terugdringen van de regels en administratieve lasten. ‘Mensen uit de praktijk weten het beste waar de knelpunten zitten en hoe dat anders zou kunnen. Tegelijkertijd is het soms ook de organisatie zelf die nieuwe “regels en lijstjes” bedenkt, om zo grip te houden op het dagelijks werk. Het is de kunst om samen te bedenken of dat allemaal wel echt nodig is.’

Betrokken medewerkers

Medewerkers werken graag mee aan het verminderen van regels en administratie, weet Merel. ‘Het enthousiasme om mee te doen is groot. Het levert ook tastbaar resultaat op, hun werk wordt er beter en leuker van.’

Intensieve administratieve voorbereidingen

Binnen Humanitas hebben we medewerkers gevraagd welke regels en processen zij als meest belastend ervaren. 'Een van de dingen die daar duidelijk uitsprong was de organisatie van het Multidisciplinair Overleg (MDO)’, vertelt Merel. ‘Dat kostte gemiddeld ongeveer vier uur per cliënt, met name doordat verschillende mensen bij meerdere gesprekken aanwezig moesten zijn en de intensieve administratieve voorbereidingen.'

Winst voor iedereen

'Het belang van die gesprekken met de cliënt en/of zijn vertegenwoordigers stond niet ter discussie, maar wel of het nodig was dat al die collega’s daarbij waren en al dat voorwerk. Gezamenlijk hebben we dat anders ingericht, met een beperktere voorbereiding. Daardoor zijn er niet alleen minder uren mee gemoeid, maar is ook de doorlooptijd van het MDO teruggebracht. Dat is winst, voor iedereen.'

Eigen kwaliteitsmanagementsysteem

Om de kwaliteit van zorg en processen te waarborgen werkt Humanitas met een kwaliteitsmanagementsysteem dat de organisatie zelf heeft ontwikkeld. Dat heeft zo zijn voordelen. Merel daarover: ‘Doordat we het zelf ontwikkeld hebben, sluit het goed aan op onze dagelijkse praktijk. Het draagvlak om het te gebruiken is daardoor groot. Het is ontwikkeld met de mensen uit de praktijk, het is van hen zelf.

Geld voor de zorg

'Een levend instrument dat in ontwikkeling blijft, toegesneden op onze organisatie. Veranderingen in werkwijzen en processen kunnen we dan ook gemakkelijk aanpassen. Bijkomend voordeel is dat het ook nog eens voordeliger is, waarmee er meer geld voor de zorg overblijft.'

Schrapsessies

In het kader van het programma Ontregel de Zorg organiseerde Vilans op één van de locaties van Humanitas een schrapsessie. Deelnemers van verschillende zorgorganisaties gingen met elkaar in gesprek over de mogelijkheden om processen anders in te richten en zo te komen tot minder regeldruk en administratie, zowel intern als extern.

Kritisch op processen

‘Het helpt om samen met anderen van buiten de organisatie kritisch te kijken naar je processen. Je kunt gebruik maken van elkaars ervaringen. Niet alleen in de zorg, maar ook bij de ondersteunende diensten valt nog veel te verbeteren. Het handige van de aangereikte systematiek is dat je er ook zelf mee aan de slag kunt. De komende maanden ga ik ermee de organisatie in, langs locaties en afdelingen om samen met de collega’s te bespreken hoe het efficiënter kan. Als dat lukt, is iedereen tevreden. Daar doe ik het voor!’