Zorgvoorbeter.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.

www.zorgvoorbeter.nl

Thema: Verbeteren doe je zo

Vasthouden en delen

Veel projecten eindigen na een test in een pilot. Helaas is er dan vaak geen ruimte en tijd meer om de laatste stap in het projectmanagement te zetten, namelijk te zorgen voor verder en langdurend gebruik van de opgedane ervaringen. Veel goede voorbeelden en ideeën komen daardoor niet verder. Ze verdwijnen in een kast en worden niet meer gebruikt. Het doel van deze laatste fase is dan ook ervoor zorgen dat de succesvolle verbeteringen behouden blijven, gedeeld worden en helpen om te blijven leren. Dit noemen we borgen. 

Hoe houden we deze werkwijze vast als het project is afgerond? Ofwel: hoe borgen we de resultaten van een verbetertraject? Dat is een belangrijke vraag voor veel organisaties. Ervaring leert dat er specifieke aandacht nodig is om verbeteringen te borgen. De volgende instrumenten kunnen daarbij helpen.

Instrumenten voor borging

  • Checklist voor borging
    Deze checklist geeft projectleiders houvast om systematisch stil te staan bij borgingsaspecten tijdens het opzetten en afronden van een project. Download de Checklist voor borging (pdf)  van Vilans.
  • De verankering in kaart
    Dit instrument maakt inzichtelijk wie op welke manier betrokken is bij de borging. In een cirkeldiagram beschrijft de projectleider samen met het projectteam welke medewerkers de nieuwe (te borgen) werkwijze toepassen, wat dit voor hen betekent en wat zij precies moeten gaan veranderen. Download De verankering in kaart (pdf) van Vilans.
  • NHS Borgingsscan
    De Britse National Health Service (NHS) ontwikkelde ook meetinstrument voor het vasthouden van veranderingen. Deze borgingsscan brengt de stand van zaken in kaart rond 10 factoren die het succes van borgen bepalen. Hierdoor krijgt de projectleider zicht op aandachtspunten die nog te weinig of ruim voldoende in beeld zijn. Op grond daarvan zijn specifieke vervolgacties vast te stellen. Zo kan de projectleider het borgen van de resultaten van projecten in het algemeen beter organiseren.
    De scan is inmiddels door het Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO vertaald in het Nederlands. In Nederland is de scan nog niet uitgetest en geëvalueerd. Download de NHS borgingsscan, vertaling CBO (pdf) Kijk meer informatie (na registratie) op de website van NHS.

Lees meer over borging in het artikel Kwaliteit Borging CBO (pdf) van het CBO.

Delen

Hoe komt het dat derden - niet direct betrokkenen- goede resultaten van een project niet snel overnemen? Dat is een kernvraag die bij veel organisaties speelt. Hier volgen tips voor het uitdragen van goede resultaten, zodat ook anderen ervan profiteren.

Verspreidingsplan opstellen

Een duidelijk plan helpt bij het verspreiden van de resultaten. Verwerk de volgende zaken in uw verspreidingsplan:

  • Wat verspreiden we?
  • Wie zijn de toekomstige gebruikers?
  • Hoe ziet de context/omgeving er uit?
  • Welke fases doorlopen we in de verspreiding?
  • Hoe meten we de voortgang van de verspreiding?

Om u te helpen een dergelijk plan op te stellen ontwikkelde Vilans een Format verspreidingsplan (pdf, 221 kb). Het format is gebaseerd op de meest actuele literatuur en ervaringskennis over het verspreiden van verbeteringen in de zorg. Het format bevat ook verschillende ondersteuningsinstrumenten, zoals een hulpmiddel bij het maken van een SWOT-analyse en een tijdsplanning. De gegevens uit uw eigen organisatie past u makkelijk in het format toe. Daarmee kunt u de verspreiding van uw verbeteringen gedegen en systematisch aanpakken.

Voorwaarden voor verspreiding

Het verspreiden van een verbetering gaat sneller als deze voldoet aan een aantal voorwaarden. Bijvoorbeeld dat het voordeel van de nieuwe aanpak duidelijk is ten opzichte van de oude manier van werken. Of dat de verbetering snel te begrijpen en over te nemen is. Het werkblad Kenmerken van de verandering (pdf, 103 kb) helpt  om vast te stellen of de verandering zich makkelijk laat verspreiden of dat er wellicht eerst iets anders nodig is. U noteert op het werkblad de te verspreiden verandering. U beoordeelt voor deze verandering enkele stellingen op een schaal van 1 tot 5. Vervolgens kunt u daarbij noteren hoe u met het aspect wilt omgaan, om zo het verspreiden te bevorderen.

Een andere voorwaarde voor verspreiding is aansluiten bij de toekomstige gebruiker. Daarom is het belangrijk om inzichtelijk te maken wat de verandering – verbetering - betekent voor verschillende personen/organisatieonderdelen. Dit kan met de werkbladen Effecten voor het systeem in kaart brengen (word, 80 kb). Stap voor stap werkt u hiermee uit van wie wat verwacht wordt en wat hiervoor nodig is. Als laatste stap brengt u een fasering aan in de te ondernemen acties.

Omgaan met stakeholders

Verschillende personen of groepen hebben belang bij invloed op een veranderproject en de verspreiding hiervan: we noemen hen de stakeholders. De verandering kan voor hen iets opleveren, maar ook een bedreiging vormen. Bij het benaderen van stakeholders zult u rekening moeten houden met hun specifieke belangen. Het document Omgaan met stakeholders (pdf, 119 kb)helpt u bij het bepalen van uw stakeholders en de manier waarop u hen het best kunt benaderen.

Allereerst is er een oefening die in kaart brengt wie de stakeholders zijn en welke positie zij innemen ten opzichte van het project. U ziet met welke personen/groepen u actie moet ondernemen. Welke acties u onderneemt is afhankelijk van twee zaken.

  • De positie van de stakeholder (voorstander/tegenstander).
  • De beïnvloedingsstrategie waar deze persoon gevoelig voor is.

Afbreukrisico’s

Vaak start een team binnen de organisatie met een verbeteractie. Het is de bedoeling dat andere teams in de organisatie de nieuwe werkwijze overnemen nadat deze succesvol blijkt. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom anderen de verbetering niet overnemen en de verspreiding mislukt. Een aantal van deze redenen, ofwel afbreukrisico’s, kunt u vooraf inzichtelijk maken. Het werkblad Afbreukrisico’s bepalen (pdf, 106 kb) bevat een opdracht waarmee groepjes medewerkers uit uw organisatie afbreukrisico’s kunnen onderzoeken die in uw organisatie bestaan bij het verspreiden van veranderingen.

Wil je hierop reageren?

Jouw reactie

Wil je een link invoegen in de tekst? Zet deze tussen []. Voorbeeld: [www.zorgvoorbeter.nl] of [http://www.zorgvoorbeter.nl]. Velden met een (*) zijn verplicht.