“Managers moeten de verspreiding van verbeteringen van de grond krijgen”
Na twee eerdere bijeenkomsten over de borging en spreiding van de resultaten van de verbetertrajecten, organiseerde Vilans eind maart twee ‘licht aangepaste’ workshops. Petra Stienstra, hoofd Opleiding Training & Advies van Vilans leidde de workshops. Stienstra: “De deelnemers van de verbetertrajecten die toe zijn aan het verankeren van verbeteringen in de eigen organisatie, kregen een uitnodiging.” Deelnemers van ruim twintig instellingen schreven zich in.
Projectleiders én hun managers
De workshop is bestemd voor de projectleiders van een verbetertraject én – indien mogelijk – een manager van de deelnemende instelling. Stientra licht de rol van de managers toe: “De aanwezigheid van een manager is essentieel voor het creëren van voldoende draagkracht binnen de instelling waar de verbeteringen plaatsvinden. Het management heeft vooral bij de concrete spreiding ervan een trekkende rol.”
Voorwaarden scheppen
Stienstra legt uit dat juist de managers er in de instellingen voor moeten zorgen dat het verspreiden van verbeteringen echt van de grond komt. “Het management moet regelen dat er mensen en middelen zijn om concrete aanpassingen te doen. Het gaat om projectleiding, administratieve ondersteuning, middelen, tijd én ondersteuning van het management. Vervolgteams kunnen alleen aan de slag met verbeteringen en een andere manier van werken als dat alles goed geregeld is.”
Apart traject
De managers worden in de workshop apart van de projectleider aan het werk gezet, vertelt Stienstra. “Wij vragen de managers een soort scenario te schrijven. Ze vertalen het doel van het verbetertraject in hun eigen jargon en verbinden het aan hun eigen strategische doelen en prioriteiten. Op hun beurt brengen de projectleiders het verspreidingstraject dat zij voor ogen hebben in kaart.”
Verspreiding in kaart brengen
Centraal op de verspreidingskaart – eigenlijk een poster – plakken de projectleiders de concrete handelingen die nodig zijn voor de nieuwe manier van werken die zij willen verspreiden. “Daarna geven zij aan welke doelgroepen met dit nieuwe gedrag te maken krijgen, wat er bekend is over de situatie per doelgroep en wie de sleutelpersonen zijn. Ook geven ze aan welke competenties er binnen de organisatie nodig zijn om de klus te klaren”. Door dit op de verspreidingskaart letterlijk in kaart te brengen, wordt in één oogopslag duidelijk waar de verbeteringen de meeste kans van slagen hebben en waar ze het best kunnen beginnen, concludeert Stienstra.
Praktijkgericht werken
Volgens Petra Stienstra ligt de kracht van deze borgings- en spreidingmethode in het werken vanuit de eigen praktijk van de deelnemende instellingen. “De verspreidingskaart zorgt voor een manier van werken die past bij de instelling waar de verbeteringen plaatsvinden. Dit vergroot het succes omdat de verantwoordelijkheid breed door de organisatie wordt gedragen.”
Tevreden deelnemers
De workshops werden gunstig beoordeeld door de deelnemers. Stienstra noemt een paar positieve reacties. “Een projectleider gaf aan de verspreidingskaart goed te kunnen gebruiken bij haar interne presentatie van het verspreidingsplan dat zij heeft gemaakt. Een manager gaf aan dat nu ‘in één oogopslag’ duidelijk is wat hen te doen staat.” Stienstra verwacht in het najaar nog een paar workshops te organiseren. Ook denkt zij na over een soort ‘doe-het-zelf-pakket’ waarmee instellingen zelf met borging en spreiding aan de slag kunnen.
Meer informatie
Op korte termijn zijn er twee boekjes beschikbaar voor geïnteresseerden die meer willen weten over borging en spreiding. ‘Vaart in verspreiding’ (2006) van Sarah Fraser & Petra Stienstra geeft praktische inzichten van de manier waarop nieuwe ideeën zich binnen instellingen verspreiden. Het boek geeft uitgebreid aandacht aan de mensen die de veranderingen moeten gaan uitvoeren. De nieuwe uitgave ‘Van Pilot tot Praktijk’ (2007) van Sarah Fraser & Petra Stienstra die binnenkort verschijnt, biedt een aantal instrumenten waarmee de projectleider de verspreiding intern kan bevorderen. Meer informatie hierover volgt zodra het boek te bestellen is.
