Na het verbetertraject begint het echte werk
Als een instelling met succes heeft meegedaan aan een verbetertraject, lijkt het einde van het project in zicht. Maar eigenlijk begint het dan pas. Dan is het namelijk van belang de resultaten vast te houden en te verspreiden in de organisatie.
Het borgen en verspreiden van resultaten kwam aan de orde tijdens de presentatie van nieuwe verbetertrajecten in de ggz, half oktober in Utrecht. Maar ook voor deelnemers aan andere verbetertrajecten is dit bruikbare informatie. Want hoe kun je nu zo veel verschillende projecten managen?
Innovatie of chaos?
Vaak is een instelling bezig met verschillende projecten. Marijke van Putten, directeur behandelzaken ggz NHN: “Je moet voorkomen dat het chaos wordt in plaats van innovatie. Er moet daarom altijd iemand zijn die het overzicht houdt. Een groot risico is namelijk versnippering. En dan heb je een carnavaleske optocht van kleine verbeteringen die wel leuk is maar ook een kater oplevert. Zonder overzicht van wat er speelt wordt het namelijk nog lastiger resultaten te verspreiden.” Belangrijk is volgens Van Putten dat de directie verantwoordelijk wordt voor innovatie en dat de stuurgroep bestaat uit diverse disciplines.
Iedereen doet mee
“Alle teams moeten meedoen. Innovatie moet een normaal onderdeel zijn van het werk”, aldus Van Putten. “Teams maken zelf de keuze voor een project en voeren dat uit onder begeleiding van een eigen projectleider. Ze krijgen geen onderwerp opgelegd maar moeten wel iets aanpakken. Tijdens een jaarlijkse conferentie presenteren ze de resultaten aan elkaar zodat deze verspreid worden binnen de organisatie. Eigenlijk ons eigen Zorg voor Beter in het klein. De rol van de directeur is om als een dirigent van alle chaos een melodietje te maken.”
Actief management
De rol van het management wordt ook benadrukt door Heleen van Deur, zelfstandig adviseur in de jeugdzorg. “Als het management niet actief is, dan mislukt het project. Natuurlijk moet je het met het hele team doen maar het management moet bijvoorbeeld aansprekende projectdoelen stellen, experimenteerruimte garanderen, zorgen voor innoverende projectleiders en hoge ambities hebben. Ook kunnen zij de resultaten borgen door ze vast te leggen in de systemen van de organisatie. En ervoor zorgen dat problemen niet terugkeren. Vooral belangrijk: leer van ervaringen. Een crisis bijvoorbeeld, hoort erbij en is geen stoorzender. Je kunt je daar op voorbereiden.”
Tien succesvoorwaarden
Ook de directeur van Continuzorg Arkin (voorheen JellinekMentrum), Marianne Lesquillier, heeft tips voor het verspreiden van successen. “Begin in ieder geval klein. Bijvoorbeeld met een team dat als pilot start. Dat project moet gedragen worden door het management op alle niveaus en aangestuurd door een goede projectleider. Daarnaast moeten medewerkers beseffen dat verbetering nodig is en dat ook willen. Als de pilot van het ene team loopt en een succes is, kun je dat succes delen met de rest van de organisatie. Bijvoorbeeld via presentaties of intranet. Zo ontstaan weer nieuwe vragen vanuit andere teams. Op basis van evaluatie kan verdere uitrol van het project plaatsvinden. Maar dat is dan geen letterlijke kopie van de pilot. Er is altijd ruimte om het project zelf in te vullen. Ook omdat de omstandigheden gewoonweg anders zijn. Op den duur kun je het project ook buiten de organisatie delen. Dat doen wij dan ook graag.”
Meer informatie
- Ook teams die al meedoen in de huidige ronde kunnen zich voor de combironde opnieuw opgeven. Aan deelname aan het verbetertraject zijn geen kosten verbonden. Na een oriënterend gesprek wordt eind 2008 bepaald welke teams gaan deelnemen. In maart 2009 gaan de teams echt van start. De looptijd is circa 1,5 jaar.
- Meld u aan door een mail te sturen aan verbetertrajecten@zorgvoorbeter.nl of neem contact op met Judith Oosterom van Vilans, telefoon 030-789 23 38. Daar kunt u ook terecht voor meer informatie.