Innovatie in de Spotlights: Rapporteren op doelen
108 instellingen krijgen subsidie voor het uitwerken van innovatieve ideeën gericht op zorgvernieuwing. We richten regelmatig de spotlights op één van deze innovaties. Deze keer: rapporteren op doelen van Visio Het Huis in Echten.
Wat moest er verbeterd worden?
“Voor goed overzicht van onze cliënten rapporteren we over bijvoorbeeld hun dagbesteding en medicijngebruik”, vertelt Ina Meekhof, projectmedewerker. “Maar vaak was dat een heel karwei, ook om door te lezen, en ieder team deed het op een andere manier. We zochten dus naar een eenduidige wijze van rapporteren die minder tijd zou kosten. Daarnaast hebben we voor iedere cliënt een ondersteuningsplan waarin doelen beschreven zijn. Maar nergens hielden we bij of die doelen bereikt zijn. We besloten deze twee verbeterpunten te combineren.”
Hoe zijn jullie te werk gegaan?
“Een speciaal opgerichte werkgroep is aan de slag gegaan met het bedenken van een rapportagesysteem, gewoon in een worddocument dat medewerkers kunnen invullen. Daarin is plaats voor doelen en subdoelen, medische informatie, reflectie van medewerkers en bijzonderheden. Het is een soort formulier geworden dat doorlopen kan worden. Dat hebben we getest bij twee woongroepen en een werkplaats. Het werkte en nu werkt de hele organisatie ermee.”
Wat waren de resultaten dan?
“Door het duidelijke formulier en de handleiding die we daarbij gemaakt hebben zitten medewerkers nu dertig procent minder achter de computer om de rapportage te maken. Die tijd kunnen ze weer op de werkvloer besteden.” Collega Femke de Slegte, regiomanager Wonen en Arbeid en Dagbesteding vult aan: “En dat is een resultaat dat ook de cliënten aanspreekt want zij merkten altijd al op dat medewerkers veel achter de computer zitten. Daarnaast is deze werkwijze een grote sprong vooruit richting het methodisch werken. De doelen zijn het uitgangspunt en organisatiebreed wordt volgens een vaste methode toegewerkt naar het behalen van die doelen. Bovendien moeten die doelen SMART worden geformuleerd.”
Konden medewerkers dat al meteen?
Meekhof: “Voorafgaand aan de implementatie hebben we trainingen gegeven over het opstellen van doelen. Wanneer is een doel SMART en wanneer niet? Verder bleek dat veel medewerkers opzagen tegen het werken met de computer. En hoewel dat dankzij de nieuwe methode minder hoeft, moet het nog wel gebeuren. Daar hebben we ook trainingen voor opgezet.”
Hoe nu verder?
“Het nieuwe rapportagesysteem is in de hele organisatie geïmplementeerd. Halverwege 2009 zullen we het in zijn geheel evalueren. Voor nu voldoet het systeem maar ik kan me voorstellen dat we het in de toekomst gaan moderniseren. Bijvoorbeeld door het straks te koppelen aan het EPD, dan heb je het hele dossier bij elkaar.”
Meer informatie
Wilt u meer informatie over dit project, vraag dan naar de contactpersoon via invoerenvaninnovaties@zorgvoorbeter.nl.
Klik hier voor de lijst met de overige toegekende innovatieprojecten.