Slimme Werkprocessen: zien dat het efficiënter kan
Op de Dag van de Verzorging kunnen verzorgenden, zorghulpen en helpenden elkaar ontmoeten, nieuwe kennis opdoen tijdens de informatiemarkt en leerzame workshops volgen. Bijvoorbeeld over Slimme Werkprocessen: hoe deel je het werk zo in dat er meer tijd overblijft voor het echte zorgen voor cliënten?
Rene Denis, projectleider bij Vilans van het verbetertraject Slimme Werkprocessen: “Om te ontdekken of de werkprocessen slimmer kunnen, moet je eerst het hele proces in kaart brengen. Waarom verloopt het soms wat stroef? En dan blijkt bijvoorbeeld dat er dingen dubbel gebeuren of onlogisch zijn. Tijdens deze workshop laten we dat zien.”
Verbetertraject verbetert
“We zijn nu op de helft van de eerste ronde van het verbetertraject waar zes organisaties aan meedoen. Echte resultaten zijn er dus nog niet, maar we hebben al wel wat verspillingen in kaart kunnen brengen. Bijvoorbeeld dat bij een organisatie zeven medewerkers betrokken waren bij de intake van één cliënt. Is dat nou wel nodig? Er worden zeven medewerkers mee belast en bovendien moet de cliënt zeven keer zijn verhaal vertellen. De oplossing is dan simpel. Doe de intake in het vervolg met twee mensen en je boekt een grote winst voor iedereen.”
Problemen aan de oppervlakte
Aan deze eerste ronde doen ook enkele thuiszorgorganisaties mee. “Die hebben meer dan gemiddeld te maken met roosters en planningen. Er is immers een afspraak gemaakt met een cliënt die thuis op zorg zit te wachten. Is een medewerker ziek, dan moeten de roostermakers daar snel op kunnen inspringen. De makers van die roosters kregen echter veel onnodige telefoontjes binnen. Nu ze alleen die telefoontjes binnenkrijgen die van belang zijn voor de planning van het werk kunnen ze al veel efficiënter werken”, vertelt Denis. Ook is voorgekomen dat er inefficiënt wordt gewerkt vanwege een ander onderliggend probleem. Die problemen komen door het verbetertraject ook aan de oppervlakte. “Medewerkers houden soms schaduwadministraties bij omdat ze het systeem niet vertrouwen. Dubbel werk dus. Pak het systeem aan en het dubbele werk is verleden tijd.”
Durven veranderen
De oplossing is volgens Denis vaak heel simpel, maar je moet er wel mee aan de slag willen. “Het is makkelijk het te laten zoals het is, het is immers altijd zo gegaan. En het gaat toch goed? Jammer, want misschien gaat het wel goed, maar het kan slimmer. Organisaties leren er mee te leven. Door het één keer goed aan te pakken kun je echter veel verbeteren. Met misschien maar kleine maatregelen.” Het verbetertraject helpt daarbij. En organisaties hoeven het niet alleen te doen, ze krijgen begeleiding van Vilans of TNO bij het opsporen en het oplossen van hobbels in de organisatie.
Voorproefje
In november start de tweede ronde van het verbetertraject Slimme Werkprocessen. Denis: “Deden er in de eerste ronde nog zes organisaties mee, in november zijn dat er hopelijk twintig.” Tijdens de Dag van de Verzorging krijgen geïnteresseerden vast een voorproefje. “In de workshop gaan we het niet alleen hebben over de theorie, maar vooral over de praktijk. Bijvoorbeeld over het werken met zorgplannen. Want daar hebben verzorgenden zelf mee te maken. Dat is ook belangrijk aan het verbetertraject: de zorgprofessionals worden er zelf bij betrokken. Zij kennen het werkproces van binnenuit en weten dus wat er slimmer kan.”
Meer informatie
De Dag van de Verzorging vindt plaats op 6 oktober 2009. De dag en workshops bijwonen? Meld u dan aan op de website van V&VN. Of lees meer over het verbetertraject Slimme Werkprocessen.
