Zonnehuisgroep Amstelland
Implementatie ECD/Intranet, mag niet ontbreken in Nice, omdat het in dit project over een verbetering aan het verbeterproces zelf gaat, niet over een eenmalige procesverbetering!
Het werken met het ECD (elketronisch cliëntdossier) brengt al grote voordelen voor de medewerkers van Zonnehuisgroep Amstelland, zorgplannen worden eenduidiger, communicatie binnen teams en met behandelaars wordt eenvoudiger.Door de integratie met het intranet worden protocollen en andere relevante documenten snel voorhanden.
Het maken van zorgplannen is een stuk eenvoudiger geworden. Medewerkers kiezen per domein probleem, doel en actie uit voorgedefinieerde lijsten. Iedereen spreekt nu dus dezelfde taal, wat handig is in de dagelijkse zorgverlening, maar zeker ook bij overplaatsing.
De implementatie van het ECD wordt intensief begeleid door trainers on the job. Medewerkers gaan na een basisscholing direct aan de slag op de eigen afdeling, waarbij ze alle vragen kunnen stellen aan de trainers. Zij zijn met grote regelmaat aanwezig op de afdelingen die over gaan en zijn ook telefonisch bereikbaar voor medewerkers met een vraag of probleem. De inzet van trainers on the job is belangrijke factor voor het slagen van het project.
Om de invoering van het ECD voor te bereiden, zijn twee grote pilots gehouden. Ook hier waren de trainers on the job al betrokken bij de scholingen en de ondersteuning op de werkvloer. Medewerkers waardeerden de bereikbaarheid van de trainers, je wordt immers niet zomaar na één training in het diepe gegooid. De trainingen zijn dan ook gericht op het krijgen van een gevoel bij het ECD, niet op het volledig beheersen. Het programma is te groot om in een cursuslokaal compleet te leren. Leren door het te gebruiken met je eigen, bekende cliënten, dat is de insteek.
De digitalisering van al dit soort processen brengt echter wel een gevaar met zich mee, namelijk dat medewerkers heel veel (digitale) informatie en meldingen krijgen. Als je niet oppast, zijn medewerkers te veel bezig met het verwerken van de meldingen, in plaats van daadwerkelijk zorg verlenen. Dat moet toch de belangrijkste activiteit blijven!
Zonnehuisgroep Amstelland wil dit probleem voor zijn en onderzoekt de mogelijkheden om alle verschillende informatiestromen in één duidelijk overzicht te bundelen. Medewerkers kunnen zo weer (meer) met de klant bezig zijn en minder met het zoeken naar allerhande meldingen. Zij zien in één oogopslag de zaken die (binnenkort) aandacht behoeven en kunnen snel verder met hun werk.
Naast een verbetering voor de medewerkers, houdt deze werkwijze ook voordelen voor de klanten en de organisatie in. Het is snel inzichtelijk welke afdeling het beste presteert op de inzet van middelen en maatregelen, het updaten van het zorgplan, enzovoorts. Dit inzicht kan vervolgens gebruikt worden om door de hele organisatie de best practice uit te rollen. Er wordt dus niet één verbetering gerealiseerd, maar in de toekomst wordt de organisatie steeds beter, met dank aan de verschillende afdelingen. Dat komt uiteraard ook de zorg weer ten goede!
