TNO test Kosten Baten Analyse in proeftuinen
Meike Smit en Ernst Koningsveld van TNO Kwaliteit van Leven vertellen enthousiast over de ontwikkeling van de Kosten Baten Analyse. Zij hebben de zeventien instellingen begeleid die het instrument hebben getest. Vanaf vandaag kunnen alle instellingen het instrument gebruiken.
De Kosten en Baten Analyse is klaar en is via internet vrij beschikbaar voor instellingen in de langdurende zorg die inzicht willen krijgen in de (mogelijke) effecten van een innovatie. Aan de hand van vragen meet de Kosten Baten Analyse vier categorieën informatie over de innovatie, namelijk Prestaties (waaronder productiviteit), Investeringskosten, Exploitatiekosten en tot slot overige effecten zoals gezondheid van medewerkers, de flexibiliteit van de organisatie, de mate van zelfzorg van cliënten en de aantrekkelijkheid van de functie. De uitkomsten worden vervolgens automatisch op een overzichtelijk resultaatblad gepresenteerd en geven direct inzicht in alle (mogelijke) effecten van de innovatie.
Keuze uit innovaties
Ernst Koningsveld, senior adviseur bedrijfskunde en ergonomie: “De instellingen die zich hebben aangeboden als proeftuin waren een afspiegeling van de grote vier zorgsectoren in de care: gehandicaptenzorg, ouderenzorg, geestelijke gezondheidszorg en thuiszorg.” Zij hebben tijdens een expertmeeting gekozen uit een aantal veelbelovende innovaties. Meike Smit, onderzoeker en adviseur bij TNO: “De aangeboden innovaties waren in veel gevallen erg algemeen omschreven waardoor de instellingen ruimte kregen voor een invulling die past bij hun specifieke situatie.”
Aansprekende voorbeelden
De TNO-ers zijn erg te spreken over het enthousiasme van de instellingen die de Kosten Baten Analyse als proeftuin hebben gebruikt. Smit noemt als voorbeeld een thuiszorgorganisatie die het rooster van verzorgenden wilde digitaliseren met behulp van een ‘pda’ (personal digital assistant of zakcomputer, red.). “Omdat in de pda ook een routeplanner zit die de handigste volgorde van huisbezoeken bepaalt, kregen de verzorgenden naast een efficiëntere roosterplanning ook nog eens een kortere reistijd.”
Dwaaldetectie en kortere intakeprocedure
Koningsveld vertelt over een centrum voor dagopvang voor mensen met dementie. Hier moest dwaaldetectie ervoor zorgen dat verzorgenden niet veel tijd verliezen aan het zoeken van cliënten die van de afdeling afdwalen. “Als er een signaal klinkt als een cliënt een elektronisch poortje passeert, kan men direct ingrijpen en onrust en onnodige risico’s voorkomen.” De diversiteit aan innovaties blijkt uit het andere voorbeeld dat Koningsveld noemt. “Een instelling voor gehandicaptenzorg had het plan voor een sterk vereenvoudigde intake die de doorlooptijd aanzienlijk korter maakte. Zo hoeven cliënten minder lang te wachten en kost het de zorgmedewerkers minder tijd.”
Waar nodig bijstellen
Koningsveld benadrukt dat de Kosten Baten Analyse alleen helpt bij het besluit om de innovatie wel of niet in te voeren. “De manager zélf beslist op basis van de uitkomsten. Het mooie is ook dat het instrument vooraf duidelijk kan maken dat dingen niet kloppen. Een beetje ‘sleutelen’ aan het plan voorkomt dan ongewenste negatieve effecten van de innovatie. Zo bleek bij gebruik van de Kosten Baten Analyse dat de registratie van activiteiten van alle medewerkers in een pda een enorme administratieve last met zich meebracht. Deze innovatie kan daarom zo bijgesteld worden dat alleen die medewerkers registreren voor wie het echt rendabel is.”
Multidisciplinaire benadering
Tijdens het begeleiden van de instellingen viel het Meike Smit op dat vooral het multidisciplinair benaderen van zorgprocessen in veel organisaties nogal nieuw is. “De werkbijeenkomsten die onderdeel zijn van de analyse waren daardoor erg zinvol. Managers gaven ook aan dat alleen al het praten over arbeidsproductiviteit de medewerkers veel bewuster maakte van eventuele overlap of juist gaten in de werkzaamheden. Dat was al een grote meerwaarde in veel instellingen.”
Zoeken en puzzelen
De Kosten Baten Analyse geeft een goed inzicht in de zorgprocessen die in het licht van een innovatie worden bekeken. In het instrument is ook een lijst met kwalitatieve effecten opgenomen. Koningsveld licht toe dat het om een soort checklist gaat die managers kunnen afvinken. “Ook aspecten zoals verzuim, werkbelasting en de ontplooiing van medewerkers kunnen op die manier medebepalend zijn bij het al dan niet kiezen voor een innovatie.”
Omdat er vragen kunnen ontstaan bij het werken met de Kosten Baten Analyse is er een helpdesk bij TNO om instellingen te helpen. Deze staat vermeld op de website.
Meer informatie
• De Kosten Baten Analyse en het meetinstrument arbeidsinnovatie
• Nieuw kosten en baten instrument analyseert gevolgen van innovaties
• Meer informatie over het meetinstrument arbeidsinnovatie
