“Eerst optimaliseren, dan pas automatiseren”
Janne van Roest is beleidsmedewerker bij Siloam, een instelling binnen Zorggroep Rijnmond. Siloam is één van de vier pilotinstellingen die in juni vorig jaar begon met de invoering van het Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Het eerste jaar is voorbij, maar er zijn nog nauwelijks gegevens in de computer ingevoerd. Niet vreemd, vindt Van Roest: “Automatisering kan pas werken na verbetering van de bedrijfsvoering.”
Digitaal Dossier
Het Elektronisch Cliëntendossier maakt deel uit van het Zorg voor Beter-programma ‘Invoeren van Innovaties in de care’. Het digitale dossier is een antwoord op actuele ontwikkelingen in de zorg, zoals de invoering van de zorgzwaartebekostiging en de toenemende behoefte aan transparantie. De bedoeling is dat alle aspecten van de zorg, zoals het zorgleefplan, de zorgzwaartebekostiging en de onderlinge communicatie, in het dossier terechtkomen.
Eerst een nulmeting
Van Roest is het eerste jaar vooral bezig geweest om de bedrijfsvoering te optimaliseren. “Het is van belang eerst de organisatie door te lichten en te kijken wat goed gaat en wat niet. Pas daarna kun je gaan automatiseren. We zijn begonnen met een nulmeting in juli 2006. Bij elke cliënt hebben we de werkelijk geleverde zorg afgezet tegen de huidige indicaties (verpleeghuis of verzorgingshuis) en tegen de ingeschatte zorgzwaartepakketten. Hieruit bleek dat sommige cliënten te veel zorguren krijgen, anderen te weinig. Het ECD is een instrument waarmee je dat inzichtelijk kunt maken en kunt voorkomen”, aldus Van Roest.
Procesbeschrijving
Naast de nulmeting is de Zorggroep ook begonnen met het beschrijven van het zorgproces van iedere cliënt, van aanmelding tot afmelding. “In eerste instantie gingen we uit van de bestaande situatie, vervolgens hebben we het gewenste proces beschreven. Bij elke processtap hebben we aangegeven wie daarvoor verantwoordelijk is en welke andere processtappen hieraan raken. Het eindproduct biedt een helder inzicht in het proces. Dat willen wij nu ondersteunen met software.”
Routeplanning
Naar aanleiding van de nulmeting is voor elke cliënt ook een zogenaamde cliëntagenda opgesteld. In deze cliëntagenda staan alle handelingen die gedurende de week bij een cliënt plaatsvinden. Dit zijn zowel routinematige handelingen, zoals ADL, eten en drinken, als ook de acties die voortkomen uit het zorgplan. “We hebben de handelingen vervolgens omgezet tot looplijsten voor de zorg. Op deze wijze weten we zeker dat alle handelingen die met de cliënt zijn afgesproken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd”, aldus Van Roest. “Bovendien zien we zo op welke tijdstippen de pieken liggen en op welke momenten welk type of niveau medewerker nodig is. Overigens zijn we in de extramurale zorg al lang gewend om zo te werken.”
Medewerkers
De hele organisatie wordt betrokken bij de invoering van het ECD. “Het management en de zorgcoördinatoren zijn enthousiast. De contactverzorgenden hebben de cliëntagenda’s al ingevoerd. En straks zullen alle disciplines op alle locaties ermee te maken krijgen.” De medewerkers kijken volgens Van Roest uit naar de invoering. “Ze kunnen niet wachten op de automatisering. Het is lastig uitleggen dat dit voortraject nog veel crucialer is. Maar wel fijn dat ze ervoor open staan. Ik heb ze tenslotte keihard nodig.”
Stap voor stap invoeren
Op dit moment is een softwareleverancier bezig om samen met het projectteam de benodigde software voor de automatisering te ontwikkelen. “De bouwstenen voor het ECD zijn er wel, maar de onderliggende structuur communiceert nog niet. Na de zomer zal de automatisering gefaseerd worden ingevoerd. We hopen dat we eind 2008 zo ver zijn binnen de hele Zorggroep, maar we zijn afhankelijk van meerdere factoren en partijen.”
Alarmfunctie
Zowel de cliënten als de organisatie hebben er straks profijt van als alle gegevens bij elkaar zijn gebracht en op elkaar aansluiten in het ECD. “Zo is er een vaste frequentie waarop zorgplanbesprekingen worden gehouden. Nu wordt dat op losse schema’s bijgehouden. Binnen het ECD gaat er straks een ‘belletje’ rinkelen als het tijd is voor evaluatie van het zorgplan.” Ook zullen de gegevens linken aan protocollen en richtlijnen. “Je ziet dan in een oogopslag of we aan de voorwaarden voldoen”, aldus Van Roest.
Vertrouwen
Van Roest heeft na het eerste jaar veel vertrouwen in het ECD. “Ik denk absoluut dat het de kwaliteit van de zorg ten goede komt. Alleen al het doorlichten van je organisatie is veel waard. Wanneer je alle gegevens bij elkaar invoert, krijg je inzicht in de werkzaamheden. Vervolgens kun je die efficiënter organiseren. Dan houd je tijd over, die aan de cliënt kan worden besteed.”
Meer informatie
- Op weg naar het Elektronisch Cliënten Dossier
- Vanwege het succes van de pilotprojecten beginnen in september tien nieuwe organisaties met de (voorbereiding op) invoering van een ECD. Zij krijgen hierbij steun van Zorg voor Beter. Instellingen kunnen zich nog tot 31 augustus opgeven voor de eerste tranche via invoerenvaninnovaties@zorgvoorbeter.nl.
