Borgen

Pilotteams die verbeteringen weten te realiseren worden met argusogen gevolgd door anderen binnen en buiten de organisatie. Weten ze de resultaten vast te houden of zakken ze na verloop van tijd weer terug naar het oude niveau? Is men in staat de nieuwe werkwijzen en daarmee ook de uitkomsten te borgen?

Met borgen bedoelen we het vasthouden en uitbreiden van de bereikte verbeteringen: de nieuwe werkwijze (=procesniveau) en de resultaten (=minder decubitus).

Tips voor borgen

• Neem in het plan van aanpak al een hoofdstuk op over hoe de borging wordt geregeld.
  Benoem daarbij wie het stokje overneemt van het pilotteam. Wie neemt de nodige beslissingen als het gaat om het aanpassen van systemen en structuren in de organisatie?

• Maak duidelijk wat de waarneembare / ervaren voordelen zijn voor belanghebbenden
  Dit geldt vooral voor cliënten. De resultaten van de verandering moeten altijd een verbetering voor de cliënten opleveren.

• Training, opleiding en coaching zodat mensen van wie ander gedrag verwacht wordt zich competent voelen voor deze nieuwe taak
  Training, opleiding en coaching moeten juist niet beperkt blijven tot de pilotfase, maar een continu proces zijn. Stem leeractiviteiten af op de behoeften van de uitvoerenden en betrek hen zelf bij het vaststellen van de behoeften en de manieren van leren. Denk niet alleen aan formele leeractiviteiten (trainingen, workshops, cursussen) maar organiseer ook het leren van elkaar. Zorg voor een goed inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.

• De nieuwe werkwijze moet de nieuwe routine worden. Pas systemen en structuren in de organisatie hierop aan.
  Denk ook aan veranderingen in functiebeschrijvingen en veranderingen in de fysieke ruimte en hardware. Maak het fysiek onmogelijk of moeilijk om het oude gedrag nog te vertonen (gooi die oude schapevachten weg!).

• Blijf de resultaten continu meten en monitoren
  Teams moeten in staat zijn om te zien wanneer ze dreigen terug te vallen. En deze feedback moet zo snel mogelijk beschikbaar zijn. Maak het een vast punt tijdens werkoverleg en rapportages. Zorg voor fysiek en visuele ankers / reminders (grafieken of thermometers op prikbord, placemats, koekblikken, etc.)

• Zorg voor blijvend commitment van het management
  Succesvolle veranderprojecten worden vanaf de aanvang gesteund door het management. Het is aan te bevelen om binnen de top van een organisatie iemand als sponsor of probleemeigenaar te benoemen.

• Blijf successen vieren en leg de lat steeds hoger
  Ook na het project successen en mijlpalen blijven vieren. Al 6 maanden lang geen nieuwe Decubitusgevallen meer! Stel nieuwe doelen en werk aan andere verbeteringen. Blijf alert op mogelijkheden en noodzaak om te verbeteren.