Werkwijze verbetertraject

Instellingen die geïnteresseerd zijn in deelname aan het verbetertraject continentie worden uitgenodigd voor een intakegesprek met de projectleiding van het traject. Tijdens dit gesprek bespreken zij de wederzijdse verwachtingen, voorwaarden en doelstellingen. Vanuit de instelling is in ieder geval iemand aanwezig van de directie of het hoger management, de cliëntenraad, de beoogde projectleider en een of meer zorgmedewerkers. Afhankelijk van dit gesprek wordt besloten of de instelling kan en wil deelnemen.

Verbeterteam

Deelnemende organisaties stellen een multidisciplinair verbeterteam samen voor de duur van twaalf maanden. Dit team analyseert de incontinentiezorg in hun eigen organisatie en kijkt welke verbeteracties daaruit voortvloeien. Elke organisatie stelt ook een interne projectleider aan die beleidsmatige en inhoudelijke ontwikkelingen in gang zet en vasthoudt. De projectleider gaat op basis van de verbeterdoelstelling met de betrokken afdeling aan de slag via de gestructureerde methode. Hij/zij zorgt ervoor dat er voordurend wordt gemeten, om zo de resultaten van de verbeteracties te kunnen volgen. Het is de bedoeling dat cliëntenvertegenwoordigers of de cliëntenraad actief bij het verbetertraject worden betrokken.

Startconferentie

De instellingen die deelnemen aan het verbetertraject ontvangen een uitnodiging voor de startconferentie. Tijdens deze bijeenkomst maken alle deelnemende verbeterteams (meestal tien tot vijftien teams) kennis met elkaar, de deskundigen en de werkwijze.

Werkconferenties

Gedurende de looptijd van het verbetertraject vindt een aantal werkconferenties plaats. Tijdens deze bijeenkomsten krijgen de verbeterteams informatie die hen ondersteunt bij de uitvoering van de door henzelf gekozen verbeteringen. Zij kunnen bijvoorbeeld workshops of lezingen door experts volgen over inhoudelijke onderwerpen, maar ook hulp krijgen bij het opstellen van een actie- of communicatieplan, het meten en borgen van veranderingen of het omgaan met weerstanden. De teams leren tijdens de werkconferenties van en met elkaar. Tussen de werkconferenties is er maandelijks contact met een vaste begeleider van het kernteam. Ongeveer halverwege het traject vindt er een dag plaats voor de projectleiders om te leren hoe ze straks de verbeteringen ook op andere plekken in de organisatie kunnen implementeren.

Slotconferentie

Elk verbetertraject wordt afgesloten met een slotbijeenkomst. De instellingen presenteren tijdens deze bijeenkomst de bereikte resultaten en maken plannen voor verdere implementatie van de verbeteringen in de eigen instelling.

Verbeteren met Doorbraakmethode en PDSA

De verbetertrajecten zijn gebaseerd op de zogenaamde Doorbraakmethode. Hierbij werken teams volgens een systematische aanpak samen aan meetbare resultaten. Kern is de PDSA-cirkel (Plannen, Doen, Studeren en Aanpassen) die zich richt op kleinschalige, praktijkgerichte veranderingen. Na afloop van het traject kunnen de teams deze aanpak ook op andere onderwerpen binnen de instelling toepassen. Zo dragen de afzonderlijke verbetertrajecten ook nog eens bij aan een integrale verbetercultuur. Uit evaluaties blijkt dat instellingen die deze methode gebruiken sneller verbeteringen realiseren. Bovendien vergroot de Doorbraakmethode de samenwerking binnen en tussen organisatie(s).

Tijdsinvestering

Een projectleider heeft tijdens het verbetertraject gemiddeld een dag per week nodig voor zijn of haar taken. De gewenste inzet in moeite en tijd van medewerkers is afhankelijk van het doel, de omvang en de duur van het verbetertraject.