“Wij zijn al een paar jaar bezig met het schrappen van overbodige regels”, vertelt Hazelaar. “Ik ben daar zelf een enorme voorstander van. Hoewel ik inmiddels meer dan twintig jaar bestuurder ben, ben ik ook verpleegkundige. Ik heb altijd het contact met de werkvloer gehouden en ben dus op de hoogte van veel belemmeringen.” Binnen Opella wordt goed gekeken naar elk werkproces. “We schrappen administratie die de zorg hindert en inefficiënt maakt. Dat kon natuurlijk niet voor wetten en voorschriften die landelijk gelden. Daarom vinden we het nu zo prettig dat we echt los van alle regels mogen kijken waar de professionals en cliënten behoefte aan hebben.”

Zelfs volledig regelvrij

Met het experiment ‘Regelarme Instellingen’ wil staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten overbodige administratieve lasten laten verdwijnen. Na haar oproep in juni 2011 om hinderlijke regels te melden, ontving zij zevenhonderd meldingen. Ook konden zorginstellingen zich opgeven om te mogen experimenteren met minder regels. Opella is een van de 28 instellingen die nu deelneemt aan het experiment. Samen met De Hoven in Groningen zijn zij echter de enige die zelfs volledig regelvrij mogen gaan werken.

Weg met de minutenregistratie

De meest opvallende maatregel die Opella nu neemt is de afschaffing van de minutenregistratie. “Die is zo’n vijftien jaar geleden bedacht omdat de overheid én organisaties meer controle wilden hebben. Het is alleen zo top-down voorgeschreven, het ontneemt de professional elke vrijheid en eigen verantwoordelijkheid.” Bij Opella vragen medewerkers vanaf nu bij de intake waar de cliënt behoefte aan heeft. Vervolgens maken zij een offerte met daarin wat hij aan de cliënt gaan leveren. “Het belangrijkste is dat je met de cliënt goede afspraken maakt waardoor hij of zij precies dat krijgt wat hij nodig heeft. We werken dus niet meer nauwgezet met wat is geïndiceerd en wat precies binnen het aantal minuten past.”

Van bovenaf opgelegd

Om die reden maakt Opella ook geen gebruik meer van de zogenaamde ‘groene lijst’. Hierin staat waar cliënten in de AWBZ-zorg recht op hebben. “Dat komt tenslotte na overleg tussen medewerker en cliënt al in de offerte. Dan hoeft dat niet ook nog eens van bovenaf opgelegd te worden. Waarom moet iedereen even vaak douchen? Misschien vindt een cliënt het wel prima om minder vaak te douchen, maar kan hij wel regelmatig naar buiten gaan. Er is veel meer mogelijk en dat kun je veel beter overleggen met de cliënt, dan uit een lijst of wet halen.”

Eenvoudiger verantwoorden

Hazelaar wil niet alleen medewerkers en cliënten meer vrijheid geven om echt samen op te trekken, hij wil de zorg ook eenvoudiger maken. Zo komen bij Opella vanaf nu alle financieringsstromen bij elkaar in één offerte. “We leggen alles vast in het klantendossier zodat we ons daarmee kunnen verantwoorden.” Dat wil Hazelaar wel benadrukken: “Minder regels betekent niet dat je je niet meer hoeft te verantwoorden. Natuurlijk moet je aan de cliënt, de gemeente of de verzekeraar laten zien wat je met het geld doet. Dat is ook niet het probleem. Het kan alleen veel eenvoudiger.”

Meer eigen initiatief

Volgens Hazelaar betekent regelarm werken dat zorgprofessionals zich meer op de zorg kunnen richten in plaats van op administratie. “Daar hoort wel ander gedrag bij: sommige zijn geneigd vooral regels te volgen. Als die verdwijnen moet je meer eigen initiatief tonen. Onze medewerkers worden zelfstandiger en krijgen meer eigen verantwoordelijkheid.” Hazelaar meent dat het werk plezieriger wordt: “De afspraken staan in het dossier dus je weet precies wat je moet doen. Maar je hoeft niet van minuut tot minuut vast te leggen wat je doet. Je kunt gewoon het werk doen waar je goed in bent.”

Klant nu echt centraal

De grootste winst van regelarm werken is voor de cliënt: “Natuurlijk gaan onze klanten er het meest van profiteren. Die zullen ervaren dat hun wensen en behoeften nu echt centraal staan. Ook merken ze dat onze medewerkers meer tijd voor zorg hebben en minder gejaagd zijn.” Maar ook de organisatie wordt er beter van: “We gaan toe naar minder management en een kleinere directie. De werkvloer krijgt tenslotte meer bevoegdheden en kan die prima zelf uitvoeren. Dat betekent dus dat de organisatie efficiënter werkt.” Ook verwacht Hazelaar dat het makkelijker wordt om mensen aan te trekken: “Waarom verlaten mensen de zorg? Omdat ze gek worden van de bureaucratie. Als je dat kunt veranderen, wordt het weer aantrekkelijk om in de zorg te werken.”

Delen met buitenwereld

Het project ‘Regelarme instellingen’ duurt 2,5 jaar. “Dat is voor ons een goede termijn want we zijn al 2,5 jaar bezig. Na vijf jaar kunnen we goed zien of we de hele organisatie op deze manier gaan organiseren en of het ook voor andere organisaties kan werken. Maar we gaan niet pas na afloop evalueren, we houden samen met een ambtenaar continue de vinger aan de pols.” Hazelaar wil vooral alle successen, maar ook tegenvallers delen met de buitenwereld. “Dan hebben we er tenminste allemaal lol van.” Hazelaar heeft er vertrouwen in dat dit project landelijk tot een ommezwaai leidt. “Tien jaar geleden was de overheid vooral gericht op regels en structuren. Nu gaan ze meer uit van vertrouwen. Ik reken erop dat ze dat steeds meer uitbouwen.”

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) organiseert de verkiezing voor de IGZ ZorgVeiligPrijs dit jaar voor de vierde keer. De ZorgVeiligPrijs is een prijs voor het beste initiatief op het gebied van patiënt- en cliëntveiligheid in de zorg. Aanbieders van zorg, maar ook medische producten en preventie komen in aanmerking.

Waarom deze prijs?

De IGZ vindt het belangrijk om positieve prestaties op het gebied van patiëntveiligheid te belonen. Door goede initiatieven zichtbaar te maken kan men van elkaar leren en kan de kwaliteit van zorg verbeteren. Patiëntveiligheid is een belangrijk speerpunt van de inspectie.

De winnaar

Een jury onder voorzitterschap van Gerrit van der Wal, Inspecteur Generaal van de IGZ , beoordeelt de tien initiatieven en nomineert vervolgens de drie beste kandidaten. Deze initiatieven worden gepresenteerd op het IGZ Patiëntveiligheidscongres op 21 juni 2012 in de Doelen in Rotterdam. Tijdens dit congres maakt de IGZ bekend wie uiteindelijk de winnaar is van de ZorgVeiligPrijs 2012. De winnaar ontvangt een kunstwerk en een certificaat.

Meer informatie en aanmelden

www.igz.nl

Elk werkblad bevat een introductie, een of meer werkvormen, suggesties en overpeinzingen. De werkvormen duren bij groepen van maximaal 20 deelnemers niet meer dan 30 minuten. U kunt ze bijvoorbeeld in een teamoverleg of in de klas gebruiken zonder veel voorbereiding.

Magazines over communiceren in de zorg

De werkbladen sluiten aan bij de thema’s uit de stripmagazines van Vilans over communiceren in de zorg: ‘Sandra en Siona gaan voor een goed gesprek’ en ‘Rik en Wendy leren een goed gesprek’. ‘Sandra en Siona gaan voor een goed gesprek’ is een fotostripverhaal. Het is een dag uit het leven van verzorgenden Sandra en Siona. Met ‘Rik en Wendy leren een goed gesprek’ ondersteunt Vilans stagiaires en leerlingen bij het communiceren tijdens de stage.

Het programma van deze middag gaat vooral over de invloed van communicatie bij ingrijpende veranderingen in organisaties in de langdurige zorg. Drie aansprekende sprekers laten zien wat hun gedachten en oplossingen zijn voor de communicatie van veranderingen.

De sprekers zijn:

• Christina Bierma, adviseur Communicatie en reputatie bij CB in de gezondheidszorg en coach bij de aan In voor zorg! verbonden organisatie Boogh;
• Celia Noordegraaf, manager Marketing en Communicatie van het Jeroen Bosch Ziekenhuis én communicatievrouw van het jaar 2011;
• Stephan Koole, directeur Voorlichting en Communicatie bij het ministerie van VWS.

Aansluitend volgt een discussie, waarin de deelnemers hun vragen en ideeën kunnen voorleggen aan het panel. Deze bijeenkomst is gratis en wordt afgesloten met een informele netwerkborrel.

Datum, tijd en locatie

• Donderdag 16 februari van 13.00u – 16.30u
• Locatie: Seats2Meet, Moreelsepark 65, Utrecht

Doelgroep

De bijeenkomst is bedoeld voor communicatieadviseurs en andere professionals die zich bezighouden met communicatieactiviteiten in de langdurige zorg. Deelname is gratis. Mensen die aantoonbaar verbonden zijn met een organisatie voor langdurige zorg krijgen voorrang bij inschrijving.

Online aanmelden

Geïnteresseerden kunnen zich online aanmelden voor deze middag via de website van In voor zorg!

De medewerkers helpen de bewoners op basis van de zorg- en servicearrangementen hun leven zoveel mogelijk naar eigen wens in te richten. Tijdens de praktijkexpeditie vertelt vestigingsmanager Bente Schotel welke keuzes wanneer zijn gemaakt en waarom. Welke factoren dragen bij aan succes, en welke niet? Deze, en tal van andere vragen, komen aan bod. Ook wordt helder wat de kernwaarden ‘Beter, samen en hoffelijk’ binnen de organisatie betekenen. Tijdens de bijeenkomst maakt u kennis met bewoners en leert u collega’s kennen die gelijksoortige vragen onderzoeken. Een expert van Werken met ZZP’s is aanwezig om uw vragen te beantwoorden.

Meer informatie en aanmelden

Wat: Praktijkexpeditie bij Warande Verpleeghotel Bovenwegen
Waar: Zeist
Voor wie: Iedereen die werkt met ZZP’s
Wanneer: Donderdag 12 januari 2012
Tijd: 13.30 – 16.30 uur
Deelname: Kosteloos

Wilt u deze praktijkexpeditie bij Warande Verpleeghotel Bovenwegen bijwonen? Meld u dan aan op de website van In voor zorg via onderstaande link!

Andere praktijkexpedities van Werken met ZZP’s

Tijdens een praktijkexpeditie van Werken met ZZP’s wordt een concreet vraagstuk op locatie bij een zorginstantie onder de aandacht gebracht. De praktijkexpedities worden nog tot en met maart 2012 op verschillende locaties in Nederland georganiseerd. Niet alleen Warande nodigt u van harte uit een ‘kijkje in hun ZZP-keuken’ te nemen, ook Abrona, Woozorgcentra Flevoland en Noorderbreedte heten u van harte welkom.

Zoals ik al eerder schreef, denk ik wel dat ik geboren ben voor de zorg. Ga geen dag met tegenzin naar mijn werk, haal iedere dag weer energie uit een glimlach die ik toegeworpen krijg. Maar frustraties.. Ik ken ze zeer zeker, ook op mijn werk. Frustraties kunnen op allerlei gebied voorkomen, vaak komt het voor op het gebied van communicatie. En nu ik dit schrijf, denk ik dat dat eigenlijk het grootste onderdeel van mijn frustraties is.

Communicatieproblemen

Communiceren is ook lastig, je moet met vele aspecten rekening houden, en maar hopen dat je boodschap op de juiste manier aankomt, en dat er vooral de juiste actie ondernomen wordt. Communiceren wordt nog lastiger als je een patiënt hebt die geen Nederlands spreekt en geen Nederlands verstaat. Nu komen we dat hier in het ziekenhuis niet heel veel tegen, en is het dan ook iedere keer weer opnieuw aftasten, en kijken hoe ermee om te gaan.

Een lastige situatie

Dit keer bevond ik mij in een lastige situatie. Ik had een patient waarmee ik dus niet ‘normaal’ kon communiceren. Maar de patiënt zag er niet ‘lekker’ uit, gaf pijnklachten op de borst aan. Ik direct controles gedaan, en ondertussen haar dochter gebeld, die voor mij kon tolken, zodat ik de klachten van mevrouw zo goed mogelijk kon interpreteren. Via de dochter begreep ik dat mw naar haar zeggen al de hele nacht pijn op de borst klachten had. Ik gaf aan dat we direct actie zouden ondernemen. Al komt het richting de dochter natuurlijk raar over dat ik daar om half 8 voor bel terwijl mevrouw al langer klachten heeft. Ik ging met de situatie aan de slag, uiteindelijk bleek mw inderdaad afwijkingen op het ECG te hebben, al was mevrouw er ook mee bekend. Ondertussen had de dochter van mevrouw de hele familie opgebeld, en die waren allemaal gearriveerd op de afdeling. Wat ik prettig vond, nu kon ik goed communiceren met mevrouw.

Discussie achteraf

Op zulke momenten komen de discussies: hadden we het niet eerder gezien bij mevrouw? Waarom hebben we zo laat actie ondernomen? Mijn collega had niets van mw vernomen daarom was er niets gebeurd. Op zulke momenten baal ik enorm van de taalbarrieres, het frustreert mij, het maakt mij kwaad. Ik (en mijn collega’s ) kunnen geen goede zorg verlenen als er geen goede communicatie mogelijk is. Ook kunnen wij helaas niet de hele tijd bij een patiënt blijven, wat van vele mensen nog wel verwacht wordt.

Een ding weet ik zeker, als ik in een ander land ga wonen… ik leer mijzelf de taal, het is zo belangrijk, het voorkomt vele misverstanden, en vooral vele frustraties van beide kanten. Je zou natuurlijk in dit soort situaties een tolk kunnen inschakelen, maar ook die kan er niet altijd bij zijn, en dan de vergoeding natuurlijk… De tolk moet eigenlijk altijd beschikbaar zijn, maar ik vind wel dat de kosten daarvoor voor de gebruiker, in dit geval de patient zijn. Al zal dit laatste soms een hekel punt zijn: voor wie is het goed? Wij kunnen de goede zorg leveren dan, maar wie wil de zorg? Dat blijft nog altijd de patiënt.

Volgens de deelnemers aan de gesprekken zijn verzorgenden zelf verantwoordelijk voor het op peil houden van hun deskundigheid. Zij geven aan waar ze behoefte aan hebben en op welk moment zij scholing willen. De organisatie speelt met het scholingsaanbod vervolgens in op deze behoeften. Het is belangrijk hierbij ook de mensen uit de nachtdienst te betrekken.

Meer betrekken

Uit de gesprekken blijkt verder dat er de afgelopen jaren veel onrust in zorginstellingen is geweest door allerlei maatschappelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het terrein van ICT. Zorgprofessionals willen hierover beter worden geïnformeerd. “Betrek ons hierbij en informeer ons hoe met deze veranderingen om te gaan”, aldus een van de deelnemers aan de gesprekken. Ook bij beslissingen als het wel of niet dragen van een uniform of pauzetijden willen ze meer betrokken worden.

Gesprekken gebundeld

Beroepsvereniging Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland (V&VN) voerde de gesprekken om te achterhalen wat er de afgelopen jaren is veranderd en hoe de zorg er over tien jaar uit zal zien. Wat is er nodig om goede zorg te bieden, in de zorg te blijven werken en jezelf te blijven ontwikkelen als professional? De conclusies zijn gebundeld in het verslag ‘De verzorgende van de toekomst’. Hiermee wil V&VN bijdragen aan een toekomstbestendig beroepsprofiel.

Het eerste blok gaat over strategie en organisatieontwikkeling en vindt, onder voorbehoud, plaats op 13 maart 2012. In totaal zijn er zeven masterclasses van één dag per maand. Tijdens deze bijeenkomsten werken deelnemers samen met medewerkers van In voor zorg! aan hun eigen verandertraject. Ook krijgen zij ondersteuning van een zorgcoach.

“Na een aantal meldingen van incidenten attendeerde de inspecteur van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) ons op de Prisma-methode die de ziekenhuizen gebruiken voor het analyseren van fouten”, vertellen de werkgroepleden die het werkdocument onlangs hebben afgerond. Indertijd hebben IGZ en ActiZ vijf zorgaanbieders gevraagd mee te denken over de vormgeving van de Prisma-analyse zodat deze beter aansloot bij de praktijk van de ouderenzorg. Ook was het nodig dat het instrument gegevens zou opleveren waar de inspectie behoefte aan had. Het werken met de methode had direct een positief effect, is de ervaring van de instellingen die er nu mee werken. “Door gestructureerd met incidentmeldingen bezig te zijn en het stellen van de juiste vragen, word je je meer bewust van de oorzaak van incidenten. Hierdoor ontstaat een cultuur van veiligheidsdenken.”

“Elke fout is een kans om de zorg te verbeteren”

Prisma vindt zijn oorsprong in de procesindustrie, waar bedrijven de methode hanteren voor het analyseren van fouten en het aanpassen en verbeteren van het proces. “De TU Eindhoven heeft Prisma indertijd aangepast en geschikt gemaakt voor de ziekenhuizen. Wij hebben nu op basis van de praktijk in onze eigen instellingen de vertaalslag gemaakt naar de langdurende zorg”, vertellen de werkgroepleden. “We hadden belang bij een goede methode, want bij incidenten trokken we te snel conclusies, zonder dat we goed keken naar de oorzaken. Eigenlijk keken we te snel vooruit terwijl het beter is te kijken naar wat aan het incident vooraf is gegaan.”

De oorzakenboom

Het werkdocument ‘Werken met Prisma, de praktijk aan het woord’ beschrijft de zeven stappen die instellingen doorlopen. Vanaf het moment dat een incident of calamiteit wordt gemeld tot en met het afronden van het incident met oorzaken en verbetermaatregelen. Na het melden van het incident, het samenstellen van een team en het maken van een reconstructie, wordt een zogenaamde oorzakenboom gemaakt. Dit is een schematische weergave van de gebeurtenissen rond het incident, die inzichtelijk maakt wat de oorzaken waren. De volgende stap is het organiseren van de verbetermaatregelen inclusief het borgen en evalueren daarvan. Tenslotte maak je een eindverslag dat ook geschikt is om op te sturen naar de IGZ of te bespreken met de contactpersoon en cliënt.

Goede resultaten

De leden van de werkgroep signaleren vooral dat de Prisma-methode binnen hun organisatie heeft gezorgd voor bewustwording en nieuwe inzichten. “Door de methode kwamen we erachter dat er vaak andere en meerdere basisoorzaken zijn aan te wijzen voor een incident. Ook heeft de analyse van fouten ervoor gezorgd dat we veel meer verbeteracties doen dan voorheen. Zowel achteraf als preventief. Het budget kan daarbij een beperking zijn, maar je moet creatief zijn bij het vinden van oplossingen.” Ook met het oog daarop is het betrekken van de Raad van Toezicht erg belangrijk, vertelt een werkgroeplid.

Medewerkers en familie betrekken

Ander belangrijk voordeel van deze methode: “Medewerkers die betrokken zijn bij de incidenten voelen zich gehoord en merken dat het zin heeft om incidenten te melden. Er ligt minder nadruk op de schuldvraag, omdat de analyse duidelijk maakt dat er vaak diepere oorzaken zijn.” Ook is de methode heel geschikt om de familie van cliënten bij het incident te betrekken, benadrukken de werkgroepleden. “Je maakt met de methode inzichtelijk dat je zo preventief mogelijk werkt. En als er iets is gebeurd, laat je zien dat je de situatie serieus neemt en evalueert.”

Geschikte thema’s

Prisma is bedoeld voor incidenten met een ernstig gevolg zoals overlijden, calamiteiten of incidenten die veel voorkomen. De nadruk ligt vooral op valincidenten omdat die erg veel voorkomen in de verpleging, verzorging en thuiszorg. “Een volgende stap kan zijn dat we ook bijna-incidenten gaan analyseren.” Andere thema’s waarbij de methode de oorzaak kan achterhalen, zijn bijvoorbeeld fouten of incidenten met medicatie, agressie, vermissing, verstikking, verbranden, stoten of knellen. Het werkdocument geeft diverse verhelderende voorbeelden van incidenten die de organisaties in de werkgroep met succes met de Prisma-methode hebben geanalyseerd.

Werkgroep Prisma

De werkgroep Prisma bestaat uit vertegenwoordigers van de Stichting Groenhuysen, Servicecentrum Het Laar, Stichting tanteLouise-Vivensis, Surplus en De Wever, verzorging, revalidatie en thuiszorg. Met ondersteuning van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, ActiZ en Triaspect maakten zij het werkdocument ‘Werken met Prisma, de praktijk aan het woord’. De IGZ had hierbij de voorzittersrol en stimuleerde het werken met voorbeelden uit de concrete praktijk.

De checklist is op twee manieren preventief: enerzijds om de veiligheid van het gebouw te checken en te verbeteren, anderzijds om het personeel bewust te maken van eventuele problemen en maatregelen voor de veiligheid van bewoners.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie op de website van Vilans. Daar kunt u de checklist direct downloaden.