De bekende voorbereidingen voor het traject zijn gestart: een projectgroep samenstellen, een projectplan schrijven, informeren en enthousiasmeren en een start maken met de uitvoering van het projectplan. Alleen betreft het nu de gehele organisatie en loopt het project drie jaar. Dit heeft invloed op de werkwijze en de manier waarop het project wordt georganiseerd.

De trajectbegeleiders

Opnieuw is het ons streven een verandering bij al die verschillende teams op gang te brengen en zo een vermindering van fouten met 30% te halen. Daarom is het van groot belang goed te beschrijven in het projectplan wie wat doet en waar voor verantwoordelijk is. Dat ziet er zo uit. De projectleider is verantwoordelijk voor het bewaken van het gehele proces in grote lijnen. Daarnaast is er een projectcoördinator die verantwoordelijk is voor het (deel)proces van veranderen binnen de teams. Ook Greet Meijers, stafverpleegkundige en trekker van het vorige project, is er opnieuw bij betrokken. Dit keer als projectsecretaris. Ze is verantwoordelijk voor de inhoud van het project en betrokken bij de protocollen en werkwijzen.

Goede begeleiding nodig

U zult begrijpen dat het binnen zo’n groot project niet haalbaar is om dit alleen door de projectcoördinator en projectsecretaris te laten doen. Om te verbeteren en te borgen is een goede begeleiding en veel aandacht nodig. Om die reden hebben we de functie van ambassadeur in het leven geroepen. Hierover een volgende keer meer.

Mariette Huisman, projectcoördinator

IPSE is een collega-instelling die eveneens en grote verscheidenheid aan zorg, ondersteuning, behandeling en begeleiding biedt aan mensen met een verstandelijke handicap in de provincie Zuid-Holland. Op dit moment werken we hard om beide instellingen om te vormen tot één organisatie. Er zijn ook zaken die nog locatie- of onderdeelgebonden zijn. Zoals het medicatieverbetertraject binnen de De Bruggen dat daar ook zijn vervolg zal krijgen.

Grensoverschrijdend probleem

Op de locatie Zwammerdam ontvingen we onlangs een bezoeker uit het buitenland die een kijkje kwam nemen bij één van de – succesvolle – Zorg voor Beter-projecten, het medicatieverbetertraject. De medicatieproblematiek is dus een grensoverschrijdend probleem!

Goed voorbeeld..

Onze gast was Mevrouw dr.Tineke Alberts die sectormanager is van de SGR groep uit Curacao (Nederlandse Antillen), waar 400 cliënten verblijven. Zij werd vergezeld door Marjolein van Vliet, projectleider van Vilans, de organisatie die de projecten landelijk begeleid. Geïnteresseerd luisterden zij naar de uitleg over de methode van verbeteren, maar ook de problemen en de uiteindelijke successen werden uigebreid met hen besproken. Daarnaast bezochten zij een woning, waar die verbeteringen geleid hebben tot een veiliger medicatieproces. Ik hoop dat mevrouw Alberts met deze informatie succes kan boeken binnen de SGR groep.

Vervolg

Ons medicatieverbetertraject krijgt binnenkort een vervolg in het Zorg voor Beter Verbetertraject Plus. Het is de bedoeling dat de methode om het medicatieproces veiliger te maken, geborgd wordt in de hèle organisatie. Daarom zijn we de afgelopen tijd druk bezig geweest met de projectorganisatie, het projectplan en de voorbereiding. Dat dat niet meevalt voor een grote organisatie wisten we natuurlijk wel. Zo is iets ‘kleins’ als een aanmoedigingspresentje al iets waar je hoofdpijn van kunt krijgen…..

Greet Meijers

Om op te hoogte te blijven van het wel en wee op medicatiegebied, bezoek ik de teams daarnaast regelmatig en onaangekondigd. Gemiddeld gezien ziet het er veelbelovend uit.

Plussen

Op verbetergebied staan de Zorg voor Beter Plus-trajecten ‘in de startblokken’. Alle drie de projecten – medicatie, eten en drinken en cliëntempowerment – zullen door een nieuw aangestelde projectmanager georganiseerd gaan worden. Momenteel houdt zij zich bezig met inlezen, voorbereidende gesprekken en voorbereidende opdrachten formuleren.

Hoe en wat is nog een verrassing, maar dat er ‘verbetering’ in de lucht zit is wel duidelijk.
Nog even wachten dus….
U hoort van ons!

Dit was precies het onderwerp dat veel mensen al bezig hield toen we enthousiast op de pilotafdelingen aan het verbeteren waren: hoe brengen we dit naar de praktijk in de héle organisatie? Een vraag die voor De Bruggen daarbij ook geldt is: passen de verbeteringen in alle werkprocedures van de verschillende locaties??

Begin met het einde

Tijdens de workshop werd in diverse (interactieve) vormen kennis aangedragen om een aanzet voor een verspreidingsplan te maken. Eerst moet je het verbetertraject afsluiten. Dat is bij De Bruggen op leuke wijze gedaan, vind ik. Onder het genot van koffie met lekkers is het ‘certificaat’ dat we bij de slotconferentie ontvingen, met de laatste goede resultaten aan het verbeterteam uitgereikt.

Ondersteuning management

Tijdens deze bijeenkomst is ook het vervolg besproken voor het team: hoe zorgen we ervoor dat de bedachte verbeteringen in ieder geval bij ons beklijven? Het feit dat het management het belang van de veranderingen uitspreekt, is een van de belangrijke zaken voor het verspreiden. Daarnaast zijn de succesfactoren van de veranderingen zelf van belang. Want ondanks ons grote aantal locaties was het feit dat de veranderingen daadwerkelijk voor een afname van fouten zorgden, ‘bruggenbreed’ snel bekend.

Wat ben ik?

Om het introduceren van verbeteringen te doen slagen, heb je enthousiaste mensen nodig die daar aan mee willen doen. Soms is een verandering ‘niet welkom’ en is het moeilijk een team zodanig te motiveren dat ze bereid is de verandering te accepteren. Tijdens de workshop leerden we de diverse rollen/kenmerken die de teamleden kunnen hebben:

• Vernieuwers: innovatief, enthousiast en snel overgaand op iets nieuws.
• Visionairs: met de blik op de toekomst, radicale aanpak, breken met het verleden
• Pragmatici: volgen de marktleiders, focus op betrouwbaarheid, beschermen de organisatie tegen verstoringen van buitenaf, omarmen uiteindelijk de totale verandering
• Conservatieven: focus op nadelen, minder gevoelig voor de voordelen, willen eenvoudige veranderingen die werken, veranderingen niet te groot
• Sceptici: beter met rust laten, hebben andere prioriteiten, dit respecteren tenzij veiligheid in het geding is.

Onze organisatie is groot en volgens mij hebben we ‘van alles wat’. Dat introduceren en borgen wordt nog een interessante uitdaging!

Nu zie ik regelmatig hun vragen op de forumpagina van het verbetertraject staan. De vragen over scholing en bevoegd- en bekwaamheden voor niet-verpleegkundig geschoold personeel, deden mij weer denken aan onze situatie.

De zuster deelt de pillen

Je zou namelijk denken dat de pillen worden klaargezet en uitgedeeld door medewerkers met een verpleegkundige opleiding, maar zo werkt het binnen de verstandelijk gehandicaptenzorg niet! Het grootste deel van het personeel is agogisch geschoold en blijkt vaak – tot bij indiensttreding – nooit iets over medicatie te hebben geleerd. Bij De Bruggen is hierin voorzien door deze mensen te verplichten een interne scholing medicatie te volgen. Tot die tijd mogen zij geen medicijnen aan cliënten geven.

Leren uit de praktijk

De praktijkdocente van de afdeling Training, Advies en Opleiding geeft deze scholing, samen met één van de praktijkverpleegkundigen. Op mijn vraag op wat voor manier zij rekening houdt met basiskennis, vertelde zij dat er vooral aandacht wordt geschonken aan de verschillen in dragees, pillen, capsules, injecties etc. Ook wordt er uitvoerig ingegaan op de wijze van toedienen en werking van medicatie, met het onderkennen van bijwerkingen. Er wordt gewezen op de diverse protocollen die ontwikkeld zijn over medicatie zoals: het geven van oogdruppels, inhalatiemedicatie en het geven van Stesolid, een medicijn dat bij een epileptische toeval moet worden gegeven. De aanwezige verpleegkundige geeft het praktische onderricht en geeft vooral ook voorbeelden uit de praktijk.

Druk bezochte scholing

De scholing wordt druk bezocht en is zelfs onder verpleegkundig geschoold personeel populair. Je leert er immers ook welke procedures worden gebruikt en het wordt gezien als een goede opfriscursus voor herintreders. Vandaar dat veel teamleiders al hun nieuwe personeelsleden naar de cursus sturen.

Wil je meer weten? Vragen stellen kan via deze weblog of bij: info@debruggen.nl.

Op het gebied van het medicatiegebeuren gaat het binnen de projectteams nog steeds goed met de bedachte verbeteringen. De vraag is nu hoe we die verbeteringen gaan introduceren en borgen in de hele organisatie. Daarvoor hopen we mee te doen aan niet één maar aan een drietal thema’s in het Verbetertraject Plus dat in april 2008 start.

Betrekken managers en cliënten

Aan het Verbetertraject Plus moeten managers en cliënten actief mee gaan doen: een voorwaarde die past bij de doelstelling van De Bruggen om zelfbepaling van de cliënt te bevorderen door inspraak, ruimte geven en open communicatie. Met instemming van de directie is gekozen voor de volgende Plustrajecten.:

• Eten en Drinken – op dit moment loopt het verbetertraject Eten en Drinken bij De Bruggen met als motto: Eten is leuk. Het interne verbeterteam heeft zich ten doel gesteld niet alleen de kwaliteit van het eten en drinken te verbeteren maar ook de sfeer rondom het eten.
• Medicatieveiligheid – naast het introduceren en borgen van bedachte verbeteringen van het verbetertraject willen we aandacht schenken aan de thema’s ‘medicatie en vrijwilligers’, ‘medicatie en homeopathische middelen’ en ‘medicatie en zelfbepaling’
• Een derde onderwerp is cliënt-empowerment. Dit onderwerp sluit erg goed aan bij onze geïntensiveerde aandacht voor zelfbepaling door onze cliënten.

Natuurlijk ga ik mij storten op het vervolg van de medicatieveiligheid, waarvoor binnenkort de aftrap is. Gelukkig kan onze slogan nog een jaartje – of wat – mee…

Wat we in ieder geval bereikt hebben, is veel aandacht voor het medicatieproces in het algemeen en het verbeteren daarvan in het bijzonder. De manier waarop dat gegaan is – met de methode van de ZorgvoorBeter verbetertrajecten – heeft ook nieuwe ‘deelproducten’ opgeleverd.

Nieuwe deelproducten van de medicatieprocedure

• De medicijndienst, waarbij groepsleiding per dagdeel verantwoordelijk is voor het medicatieproces.
• De aandachtsfunctionarissen ‘medicatie’ binnen een team, die verantwoordelijk zijn voor kast, kar, map, voorraad etc.
• De vernieuwde overdracht van instelling naar ziekenhuis bij acute opname.
• Het aftekensysteem, waarbij de Smileymeting als kwaliteits- en controlemiddel ingezet wordt,
• De verbeterde aanlevering van de juiste medicatiegegevens aan de collega’s van de dagbesteding.
• De klinische les van de apotheker, waarbij kennis verbeterd wordt

Medicatiefouten… een brug te ver!

En nog in de maak, maar wel heel veelbelovend: de poster met de 10 Bruggetjes van veilige medicatie. Op deze poster, gemaakt door een activiteitenbegeleider in Waddinxveen, staan tien prachtige bruggen met daarbij korte kreten zoals ‘Weet wat je deelt, is het de goede pil’? en ‘Weet aan wie je geeft’. Zo komt de slogan ‘Medicatiefouten …een brug te ver!’ heel direct bij de groepsleiding terecht. We hopen natuurlijk dat de poster in de woningen een prominente plaats gaat krijgen!

En verder…

Onze ervaringen met het verbetertraject hebben ons enthousiast gemaakt voor een goed vervolg. Dus zijn we bezig met de aanvraag voor het Verbetertraject Plus. Zo willen we leren de zaken te introduceren en borgen in de héle organisatie. Een spannend vooruitzicht, waar ik via deze weblog melding van zal blijven doen.

Dus voor nu… iedereen alvast prettige feestdagen en een gezond en veilig 2008 toegewenst!

We zijn bij De Bruggen volop bezig met de afronding van het Verbetertraject Medicatieveiligheid. De laatste geeltjesmetingen zijn net achter de rug en deze laten gelukkig een heel goed resultaat zien. Dat goede nieuws kan ik dan op 6 december melden tijdens de slotbijeenkomst voor de eerste lichting verbeteraars op medicatiegebied.

Kijken en vergelijken

Ter voorbereiding hierop heb ik alle korte resultaatbeschrijvingen van de andere organisaties gekregen, zodat we gericht met elkaar in gesprek kunnen gaan. Bij het lezen ervan valt op dat er enthousiast over het traject en de manier van verbeteren geschreven wordt! Ik neem aan dat de resultaten van alle verbeterteams binnenkort wel op de site van Zorg voor Beter verschijnen.

Presentatie van resultaten

Vorige week hebben plaatsvervangend projectleider Arjen Louisse en ik een eerste presentatie voor directie en management gehouden over het project. De Bruggen is een grote organisatie, dus er volgen er nog meer. We hebben geprobeerd in een gloedvol betoog de aanleiding (teveel fouten), de aanpak (het project) en de resultaten (meer bewustzijn, minder fouten, betere communicatie) weer te geven. Met daarbij voorbeelden van de methodes, zoals de poster en de Smiley-meting.

Naam en faam

De managers gaven aan dat beide projecten – we doen ook mee met het Verbetertraject Eten en Drinken – een zeer goede naam hebben bij de teams. Het enthousiasme over de manier van verbeteren en de goede resultaten werd door alle aanwezigen gedeeld.

Het project is dan wel bijna ten einde maar dat betekent niet dat het hiermee stopt: het ‘echte’ werk – introduceren en borgen in de hele organisatie – begint pas. Dus, eerst nog afspraken maken en dan pas richting zon!.

Daarom was het goed om met cliënten, cliëntvertegenwoordigers en professionals hierover van gedachten te wisselen. Tijdens workshops kwamen diverse invalshoeken aan bod:

• Ruimte voor en ondersteuning van de zelfbepaling van de individuele cliënt;
• De ‘wilsonbekwame’ cliënt en zijn vertegenwoordiger;
• Collectieve zelfbepaling via formele zeggenschap;
• Zelfbepaling verlangt een goede balans tussen loslaten en beschermen;
• Zelfbepaling van de cliënt versus de zorgplicht van de organisatie en de verantwoordelijkheid van organisatie en professionals.

Zelfbepaling en medicatie

De laatstgenoemde workshop werd geleid door twee mensen van de pilotwoning Sterrenlaan, Mariëtte en Annemieke. Het onderwerp was een casus over medicatie van cliënten die door de invoering van het Baxtersysteem – waarbij alle medicatie kant-en-klaar in zakjes aangeleverd wordt – hun eigen verantwoordelijkheid over hun medicatie kwijtraken. Dan moet je de afweging gaan maken of wettelijke kaders en afgesproken procedures op gespannen voet staan met de opdracht de cliënt ‘zelf te laten bepalen’.

Rollen en afwegingen

Het viel tijdens de workshop op dat professionals niet zo veel moeite hebben met zelfbepaling als wel eens gedacht wordt. Wel van belang voor hen is, dat er goed afgewogen wordt of de cliënt het geheel of gedeeltelijk aankan een bepaalde verantwoordelijk te dragen. Ook moet alles goed omschreven staan in het zorgplan en moet de professional het gevoel hebben dat het niet in strijd is met zijn/haar zorgplicht. De rol van de cliëntvertegenwoordiger is moeilijker. De angst of het allemaal wel goed gaat met die pillen is aanwezig en kan een terughoudendheid teweegbrengen ten opzichte van een cliënt die zelf wil bepalen…

Een boeiend onderwerp, waar zeker nog niet het laatste woord over gezegd is!

De mensen die in onze branche werken zijn zeer gemotiveerd. Ze hebben dat extra gen om het werken met mensen met een verstandelijke beperking leuk te vinden en zich voor meer dan 100% in te zetten onder vaak moeilijke omstandigheden. Met weinig personeel tijd vinden om de cliënten te bieden wat ze nodig hebben, vraagt inzet en motivatie.

Medicatie is leuk

Gelukkig zijn er tussen die mensen ook een aantal te vinden die medicatie ‘leuk’ vinden. Dat zijn de mensen die verwoed de medicijnkast schoonhouden, zorgen dat de map er netjes uitziet en op een rustig moment alle bijsluiters van de te geven medicatie van het ‘Pharmaco-therapeutisch kompas” uitdraaien. De teamleider van zo’n personeelslid doet er verstandig aan hem of haar verantwoordelijk te maken voor het medicatieproces binnen de woning. Als je twee van deze mensen hebt binnen een team loopt het meestal prima!

Potje met geld

Annemarie is zo’n enthousiast teamlid. Ze spoort het team aan en zorgt ervoor dat tijdens het werkoverleg zaken die niet kloppen onder de aandacht gebracht worden.
Toen ik haar onlangs sprak vertelde zij dat ze dè oplossing had voor het voorkomen van fouten. ”Ik heb het team gezegd, dat voor elke keer dat er medicatie niet is afgetekend of vergeten, er een euro in een potje gestort moet worden! “ Toen – met een bezorgde blik – “Nou hoop ik niet dat we volgend jaar met dat geld naar de Bahama’s kunnen!”