Geen papieren mappen die overal rondslingeren, maar alle informatie over een cliënt digitaal. Makkelijk gegevens toevoegen, verwijderen en aan elkaar koppelen. En alle verschillende zorgverleners hebben overal toegang tot de gegevens. De afgelopen jaren heeft brancheorganisatie ActiZ een voortrekkersrol op zich genomen om de AWBZ-sector voor te bereiden op het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Maar sommige organisaties hebben daar niet op gewacht en waren zelf al begonnen.

Kan altijd beter

De Trivium zorggroep Twente, sinds 2008 officieel gefuseerd met MeulenbeltZorg tot TriviumMeulenbeltZorg, behoorde in 2004 tot een van de voorlopers die het ECD wilden invoeren. Margreet Michel-Verkerke heeft die invoering als projectleider begeleid. “Omdat Trivium twee grote locaties zou krijgen, is het ECD ingevoerd”, aldus Michel. “Je hoeft niet naar de afdeling om een map van een cliënt te zoeken, maar met een computer in de buurt heb je het dossier zo binnen handbereik, ook vanuit de andere locatie.”

Infrastructuur

In de werkgroep die de invoering van het ECD begeleidde, zaten behalve Michel enkele afdelingshoofden en iemand van de cliëntenadministratie. Voordat zij gingen praten over de inhoud van het ECD, moest eerst de infrastructuur binnen de organisatie veranderen. “Er waren veel te weinig computers, dus dat moesten we eerst regelen. Ook hebben we ons serverpark gemoderniseerd. Daardoor is er veel minder kans op storingen en als er wel problemen zijn, kan de systeembeheerder ze veel makkelijker op afstand oplossen.”

Traject

Na het verbeteren van de infrastructuur heeft de werkgroep het voorbeelddossier doorgenomen en gekeken wat wel en niet meemoest naar het elektronische dossier. “De basisstructuur in het ECD is voor elke organisatie hetzelfde, namelijk het zorgplan of behandelplan en rapportages van zorgverleners”, legt Michel uit. “Daarnaast kun je als organisatie je ECD zelf invullen met bijvoorbeeld intakeformulieren, afsprakenlijsten of voedingslijsten.” Trivium heeft ervoor gekozen alleen een minimale set gegevens van het papieren dossier over te typen in het ECD, namelijk het zorgplan, de medische voorgeschiedenis en een samenvatting van de artsenrapportage. “De overige gegevens verouderen snel en kunnen eventueel in het papieren dossier nog opgezocht worden.”

Angst voor computer wegnemen

Toen volgde de training van de werknemers. “Eerst kregen zij een enquête om hun computervaardigheden te testen. Een kwart van hen bleek nooit achter een computer te zitten en heeft dus een extra training gehad”, aldus Michel. “Het was belangrijk om eerst de angst voor de computer weg te nemen, dan zouden ze het ECD makkelijker accepteren.”

Snel gewend

De werkgroepleden zijn allemaal opgeleid tot applicatiebeheerder en hebben de medewerkers zelf getraind. “Gelukkig waren ze er snel aan gewend. Uit de enquête die in juni 2007 is gehouden, blijkt dat de meeste medewerkers het ECD een netter en vooral moderner systeem vinden.” Sommigen hebben wel moeite met het typen, of moeten wennen aan de structuur van de dossiers. “Je kunt niet gewoon van voor naar achter bladeren. Maar dat is een minderheid.” Alleen de hoeveelheid computers is soms reden tot klagen. “Maar als blijkt dat mensen echt lang moeten wachten totdat ze een computer kunnen gebruiken, gaan we kijken of we een computer moeten bijbestellen.”

Altijd goed geïnformeerd

Sinds eind 2007 zijn de twee regio’s van de Trivium zorggroep Twente volledig overgestapt op het ECD. De drie regio’s van MeulenbeltZorg, waarmee Trivium daarna is gefuseerd, werken nog niet met het ECD. “Het besluit moet nog genomen worden of zij ook overgaan, maar ik pleit er wel voor. Het is efficiënt, omdat iedereen overal kan beschikken over de informatie. Daarnaast kan een ECD een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van zorg.”