Zorg voor Beter heeft twee nieuwe trainingen over het ECD in het aanbod opgenomen: de workshop ‘ECD Beleidskeuzes’ en de ‘ECD Implementatie Training’. De workshop is met name interessant voor beleidsverantwoordelijken, zoals bestuurders, leden van het managementteam en informatiemanagers. De ECD Implementatie Training is bedoeld voor (beoogd) ECD projectleiders en het projectteam.

Meer aanbod

Wilt u nog meer weten over de informatievoorziening binnen uw zorginstelling? Zorg voor Beter helpt u graag met de training ‘Informatievoorziening in de zorg’. Tijdens deze training analyseert u met een eenvoudige maar doeltreffende methode uw informatievoorziening en ziet u waar verbeteringen mogelijk zijn.

Het ECD

Het overschakelen van papieren dossiers op elektronische cliënten dossiers wordt gezien als een grote stap in de mogelijkheden om meer op resultaten te sturen in de zorg. Het ECD zorgt voor een infrastructuur van informatie binnen de zorgorganisatie. Dit levert voordelen op voor de kwaliteit én efficiëntie van de zorg.

Steun bij implementatie ECD

Negen zorgorganisaties zijn begin 2008 met steun van Zorg voor Beter begonnen met de voorbereiding op ECD-implementatie. Eind 2008 is een nieuwe groep van 41 zorgorganisaties hiermee gestart. In september 2009 start een derde groep zorgorganisaties. Aanmelden daarvoor is mogelijk tot 1 juni 2009.

Inhoud begeleiding

In het traject krijgen zorgorganisaties het volgende aangeboden:

• Ondersteuning bij het uitvoeren van een nulmeting op de huidige zorglevering.
• Ondersteuning bij beleids- en selectiekeuzes rond het ECD.
• Veranderkundige ondersteuning.
• Ondersteuning bij opstellen van cliëntagenda’s.
• Inhoudelijke expertise op het gebied van Normen voor Verantwoorde Zorg, Zorgleefplan, Zorgzwaartefinanciering, informatisering binnen de AWBZ.

Uitvoerende partijen

ActiZ is formeel projectleider voor dit begeleidingstraject. Samenwerkingspartner Advisaris verricht taken in de intake- en selectiefase en organiseert gezamenlijke werkbijeenkomsten met alle deelnemers. De individuele begeleiding van zorgorganisaties wordt verzorgd door meerdere adviesbureaus die een training en selectieprocedure hebben doorlopen. De match tussen zorgorganisatie en begeleidend adviesbureau zal zoveel mogelijk gemaakt worden op basis van de voorkeur van de zorgorganisatie.

Meer informatie

• Bekijk het ECD-draaiboek (online powerpointpresentatie).
• Meer informatie over aanmelden voor de derde tranche!

Elke instelling in de langdurige zorg heeft of krijgt te maken met een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Zorg voor Beter organiseert workshops en trainingen voor zorgorganisaties die zich nog oriënteren op invoering van een ECD, of een ECD willen implementeren zonder deelname aan het intensieve begeleidingstraject.

Al opgegeven?

En nu is dus uw kans om met korting deel te nemen aan de workshops en trainingen. Elke tweede persoon binnen uw organisatie die aan dezelfde cursus meedoet, betaalt slechts de helft van het cursusgeld. Heeft u zich al opgegeven? Dan kunt u alsnog een collega meenemen voor de halve prijs.

Meer informatie

Kijk hier voor alle informatie over de workshops en trainingen en geef u snel op!

In 2009 vinden naast het intensieve traject ‘Op weg naar het ECD’ drie andere trainingen en workshops plaats:

• Workshop ECD beleidskeuzes (pdf, 254.29KB):
  Voor het kennismaken met het fenomeen ECD en de gevolgen voor een instelling.
• ECD Orientatie training (pdf, 337.48KB):
  Voor (mogelijk) toekomstige leden van ECD-projectgroepen.
• Intensieve ECD Implementatie training VV&T (pdf, 210.61KB):
  Als vervolg op de oriëntatie en voor medewerkers uit instellingen die via andere wegen al over de basiskennis beschikken.

De VGN wil met het opstellen van dit Programma van Eisen verschillende doelen bereiken. Een belangrijk doel is het bieden van helderheid aan software leveranciers over de collectieve marktvraag. Een ander belangrijk doel is het inzichtelijk maken welke invloed nieuwe ontwikkelingen als de Zorgzwaartebekostiging en het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg hebben op de voorwaarden die aan een ECD gesteld worden.

De producten voor het ECD

• VGN ECD Programma van Eisen (pdf, 1.02MB)
• VGN ECD Casus (pdf, 555.3KB)
• Bekijk hier het procesmodel
• Leeswijzer bij het procesmodel (pdf, 38.11KB)

Meer informatie

Wilt u meer weten? Kijk dan op de website van VGN

De training geeft de deelnemers praktische tips en handvatten om succesvol de implementatie van een Zorgleefplan en een Elektronisch Cliënten Dossier voor te bereiden en uit te voeren binnen een zorgorganisatie.

Training voor teams

De trainingen worden gehouden in Utrecht, en zijn bedoeld voor de combinatie van medewerkers die zich bezig houden met het implementeren van zorgleefplannen voor Verantwoorde zorg, en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de keuze en/of de implementatie van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). De eendaagse cursus heeft op 25 september plaatsgevonden, maar er zijn nog plaatsen voor de tweedaagse cursus op 30 oktober en 20 november aanstaande.

Deelnemers krijgen bij de start ondersteuning bij het uitvoeren van een nulmeting op de huidige zorglevering. Vervolgens worden ze begeleid bij beleids- en selectiekeuzes rond het ECD, de vereiste veranderingen, het opstellen van cliëntagenda’s en inhoudelijke expertise op gebied van Normen voor Verantwoorde Zorg, Zorgleefplan, Zorgzwaartefinanciering en Informatisering binnen de AWBZ. De begeleiding namens Zorg voor Beter is in handen van ActiZ en samenwerkingspartner Advisaris.

Eerste ronde reeds gestart

Inmiddels bereiden negen zorgorganisaties zich met steun van Zorg voor Beter voor op ECD-implementatie. Dit traject krijgt vanaf eind 2008 een vervolg met ruimte voor nog eens 41 zorgorganisaties die het ECD willen implementeren. Geinteresseerde zorgorganisaties kunnen zich nog aanmelden tot 1 november 2008.

In het ECD-journaal is alles te lezen over het ECD. Van beleidsmatige keuzes tot implementatie en mogelijke begeleiding. In september staat het journaal in het teken van het beheren van een ECD.

Beheer is van levensbelang

Bekend is dat het invoeren van een ECD veel tijd en energie kost. Maar ook bij het beheer komt veel kijken. Het ECD moet namelijk goed functioneren zodat medewerkers er makkelijk en snel mee om kunnen gaan. Medewerkers van OsiriaGroep Amsterdam, die aan het woord komen, onderschrijven dat: “Goed beheer van een ECD is erg belangrijk, want van een ECD dat niet werkt wordt niemand blij.”

Nieuws en tips

In de nieuwsbrief wordt niet alleen verteld dat een ECD goed beheer nodig heeft, u krijgt ook tips hoe u daarvoor kunt zorgen. Denk aan het creëren van een back-up voor alle ingevoerde gegevens en het inrichten van een helpdesk voor medewerkers. En naast alle informatie over het beheer van het ECD brengt het ECD-journaal ook algemener nieuws. Bijvoorbeeld over hulp die u kunt krijgen bij het implementeren van een ECD.

Geen papieren mappen die overal rondslingeren, maar alle informatie over een cliënt digitaal. Makkelijk gegevens toevoegen, verwijderen en aan elkaar koppelen. En alle verschillende zorgverleners hebben overal toegang tot de gegevens. De afgelopen jaren heeft brancheorganisatie ActiZ een voortrekkersrol op zich genomen om de AWBZ-sector voor te bereiden op het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Maar sommige organisaties hebben daar niet op gewacht en waren zelf al begonnen.

Kan altijd beter

De Trivium zorggroep Twente, sinds 2008 officieel gefuseerd met MeulenbeltZorg tot TriviumMeulenbeltZorg, behoorde in 2004 tot een van de voorlopers die het ECD wilden invoeren. Margreet Michel-Verkerke heeft die invoering als projectleider begeleid. “Omdat Trivium twee grote locaties zou krijgen, is het ECD ingevoerd”, aldus Michel. “Je hoeft niet naar de afdeling om een map van een cliënt te zoeken, maar met een computer in de buurt heb je het dossier zo binnen handbereik, ook vanuit de andere locatie.”

Infrastructuur

In de werkgroep die de invoering van het ECD begeleidde, zaten behalve Michel enkele afdelingshoofden en iemand van de cliëntenadministratie. Voordat zij gingen praten over de inhoud van het ECD, moest eerst de infrastructuur binnen de organisatie veranderen. “Er waren veel te weinig computers, dus dat moesten we eerst regelen. Ook hebben we ons serverpark gemoderniseerd. Daardoor is er veel minder kans op storingen en als er wel problemen zijn, kan de systeembeheerder ze veel makkelijker op afstand oplossen.”

Traject

Na het verbeteren van de infrastructuur heeft de werkgroep het voorbeelddossier doorgenomen en gekeken wat wel en niet meemoest naar het elektronische dossier. “De basisstructuur in het ECD is voor elke organisatie hetzelfde, namelijk het zorgplan of behandelplan en rapportages van zorgverleners”, legt Michel uit. “Daarnaast kun je als organisatie je ECD zelf invullen met bijvoorbeeld intakeformulieren, afsprakenlijsten of voedingslijsten.” Trivium heeft ervoor gekozen alleen een minimale set gegevens van het papieren dossier over te typen in het ECD, namelijk het zorgplan, de medische voorgeschiedenis en een samenvatting van de artsenrapportage. “De overige gegevens verouderen snel en kunnen eventueel in het papieren dossier nog opgezocht worden.”

Angst voor computer wegnemen

Toen volgde de training van de werknemers. “Eerst kregen zij een enquête om hun computervaardigheden te testen. Een kwart van hen bleek nooit achter een computer te zitten en heeft dus een extra training gehad”, aldus Michel. “Het was belangrijk om eerst de angst voor de computer weg te nemen, dan zouden ze het ECD makkelijker accepteren.”

Snel gewend

De werkgroepleden zijn allemaal opgeleid tot applicatiebeheerder en hebben de medewerkers zelf getraind. “Gelukkig waren ze er snel aan gewend. Uit de enquête die in juni 2007 is gehouden, blijkt dat de meeste medewerkers het ECD een netter en vooral moderner systeem vinden.” Sommigen hebben wel moeite met het typen, of moeten wennen aan de structuur van de dossiers. “Je kunt niet gewoon van voor naar achter bladeren. Maar dat is een minderheid.” Alleen de hoeveelheid computers is soms reden tot klagen. “Maar als blijkt dat mensen echt lang moeten wachten totdat ze een computer kunnen gebruiken, gaan we kijken of we een computer moeten bijbestellen.”

Altijd goed geïnformeerd

Sinds eind 2007 zijn de twee regio’s van de Trivium zorggroep Twente volledig overgestapt op het ECD. De drie regio’s van MeulenbeltZorg, waarmee Trivium daarna is gefuseerd, werken nog niet met het ECD. “Het besluit moet nog genomen worden of zij ook overgaan, maar ik pleit er wel voor. Het is efficiënt, omdat iedereen overal kan beschikken over de informatie. Daarnaast kan een ECD een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van zorg.”

In november 2008 start een volgende groep zorgorganisaties met de voorbereiding van de implementatie van het ECD. Voor 41 organisaties is er de mogelijkheid dat te doen met hulp van Zorg voor Beter. Wanneer u interesse heeft, moet u zich aanmelden voor 30 september.

Ondersteuning op verschillende fronten

De begeleiding bestaat uit verschillende onderdelen. Zo krijgen organisaties ondersteuning bij de nulmeting, bij beleids- en selectiekeuzes en bij het opstellen van cliëntagenda’s. Ook krijgt u veranderkundige ondersteuning en kunt u gebruikmaken van inhoudelijke expertise.

Wilt u graag optimale ondersteuning bij het implementeren van het ECD? Kijk hier voor meer informatie over de tweede tranche en meld u meteen aan.