“Wij zijn al een paar jaar bezig met het schrappen van overbodige regels”, vertelt Hazelaar. “Ik ben daar zelf een enorme voorstander van. Hoewel ik inmiddels meer dan twintig jaar bestuurder ben, ben ik ook verpleegkundige. Ik heb altijd het contact met de werkvloer gehouden en ben dus op de hoogte van veel belemmeringen.” Binnen Opella wordt goed gekeken naar elk werkproces. “We schrappen administratie die de zorg hindert en inefficiënt maakt. Dat kon natuurlijk niet voor wetten en voorschriften die landelijk gelden. Daarom vinden we het nu zo prettig dat we echt los van alle regels mogen kijken waar de professionals en cliënten behoefte aan hebben.”

Zelfs volledig regelvrij

Met het experiment ‘Regelarme Instellingen’ wil staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten overbodige administratieve lasten laten verdwijnen. Na haar oproep in juni 2011 om hinderlijke regels te melden, ontving zij zevenhonderd meldingen. Ook konden zorginstellingen zich opgeven om te mogen experimenteren met minder regels. Opella is een van de 28 instellingen die nu deelneemt aan het experiment. Samen met De Hoven in Groningen zijn zij echter de enige die zelfs volledig regelvrij mogen gaan werken.

Weg met de minutenregistratie

De meest opvallende maatregel die Opella nu neemt is de afschaffing van de minutenregistratie. “Die is zo’n vijftien jaar geleden bedacht omdat de overheid én organisaties meer controle wilden hebben. Het is alleen zo top-down voorgeschreven, het ontneemt de professional elke vrijheid en eigen verantwoordelijkheid.” Bij Opella vragen medewerkers vanaf nu bij de intake waar de cliënt behoefte aan heeft. Vervolgens maken zij een offerte met daarin wat hij aan de cliënt gaan leveren. “Het belangrijkste is dat je met de cliënt goede afspraken maakt waardoor hij of zij precies dat krijgt wat hij nodig heeft. We werken dus niet meer nauwgezet met wat is geïndiceerd en wat precies binnen het aantal minuten past.”

Van bovenaf opgelegd

Om die reden maakt Opella ook geen gebruik meer van de zogenaamde ‘groene lijst’. Hierin staat waar cliënten in de AWBZ-zorg recht op hebben. “Dat komt tenslotte na overleg tussen medewerker en cliënt al in de offerte. Dan hoeft dat niet ook nog eens van bovenaf opgelegd te worden. Waarom moet iedereen even vaak douchen? Misschien vindt een cliënt het wel prima om minder vaak te douchen, maar kan hij wel regelmatig naar buiten gaan. Er is veel meer mogelijk en dat kun je veel beter overleggen met de cliënt, dan uit een lijst of wet halen.”

Eenvoudiger verantwoorden

Hazelaar wil niet alleen medewerkers en cliënten meer vrijheid geven om echt samen op te trekken, hij wil de zorg ook eenvoudiger maken. Zo komen bij Opella vanaf nu alle financieringsstromen bij elkaar in één offerte. “We leggen alles vast in het klantendossier zodat we ons daarmee kunnen verantwoorden.” Dat wil Hazelaar wel benadrukken: “Minder regels betekent niet dat je je niet meer hoeft te verantwoorden. Natuurlijk moet je aan de cliënt, de gemeente of de verzekeraar laten zien wat je met het geld doet. Dat is ook niet het probleem. Het kan alleen veel eenvoudiger.”

Meer eigen initiatief

Volgens Hazelaar betekent regelarm werken dat zorgprofessionals zich meer op de zorg kunnen richten in plaats van op administratie. “Daar hoort wel ander gedrag bij: sommige zijn geneigd vooral regels te volgen. Als die verdwijnen moet je meer eigen initiatief tonen. Onze medewerkers worden zelfstandiger en krijgen meer eigen verantwoordelijkheid.” Hazelaar meent dat het werk plezieriger wordt: “De afspraken staan in het dossier dus je weet precies wat je moet doen. Maar je hoeft niet van minuut tot minuut vast te leggen wat je doet. Je kunt gewoon het werk doen waar je goed in bent.”

Klant nu echt centraal

De grootste winst van regelarm werken is voor de cliënt: “Natuurlijk gaan onze klanten er het meest van profiteren. Die zullen ervaren dat hun wensen en behoeften nu echt centraal staan. Ook merken ze dat onze medewerkers meer tijd voor zorg hebben en minder gejaagd zijn.” Maar ook de organisatie wordt er beter van: “We gaan toe naar minder management en een kleinere directie. De werkvloer krijgt tenslotte meer bevoegdheden en kan die prima zelf uitvoeren. Dat betekent dus dat de organisatie efficiënter werkt.” Ook verwacht Hazelaar dat het makkelijker wordt om mensen aan te trekken: “Waarom verlaten mensen de zorg? Omdat ze gek worden van de bureaucratie. Als je dat kunt veranderen, wordt het weer aantrekkelijk om in de zorg te werken.”

Delen met buitenwereld

Het project ‘Regelarme instellingen’ duurt 2,5 jaar. “Dat is voor ons een goede termijn want we zijn al 2,5 jaar bezig. Na vijf jaar kunnen we goed zien of we de hele organisatie op deze manier gaan organiseren en of het ook voor andere organisaties kan werken. Maar we gaan niet pas na afloop evalueren, we houden samen met een ambtenaar continue de vinger aan de pols.” Hazelaar wil vooral alle successen, maar ook tegenvallers delen met de buitenwereld. “Dan hebben we er tenminste allemaal lol van.” Hazelaar heeft er vertrouwen in dat dit project landelijk tot een ommezwaai leidt. “Tien jaar geleden was de overheid vooral gericht op regels en structuren. Nu gaan ze meer uit van vertrouwen. Ik reken erop dat ze dat steeds meer uitbouwen.”

In een dialooggroep komen zo’n tien betrokkenen uit de organisatie bij elkaar om te praten over wat hen bezighoudt. Een agenda is er niet; alle deelnemers kunnen ter plekke een onderwerp inbrengen. “Samen besluiten we dan welke onderwerpen we behandelen”, vertelt De Kruyf. Een thema kan bijvoorbeeld zijn: de manier van met elkaar omgaan. “Iedereen vertelt dan over zijn ervaringen op dat gebied. Ik vraag dan hoe de anderen erover denken. Wat is de impact van onheuse bejegening? Wat zijn de verbeterpunten en –mogelijkheden?”

Wederzijdse inzichten

In tegenstelling tot een debat gaat het er in de dialooggroep niet om wie er gelijk heeft. “We verkennen gezamenlijk het probleem en komen tot concrete verbetersuggesties die door iedereen worden gedragen. Die komen in een eindverslag dat alle aanwezigen moeten goedkeuren. De Cliëntenraad en het managementteam gaan daar vervolgens mee aan de slag, dus er gebeurt echt wat mee”, legt De Kruyf uit. “Maar niet alleen de concrete verbeterplannen zijn het doel; het gesprek alleen al zorgt voor wederzijdse inzichten en is een verrijking. Het is een proces waarin je met elkaar onderzoekt wat de vraag werkelijk betekent en wat mogelijke oplossingen voor een kwestie kunnen zijn. We bieden een plek om in vrijheid te zeggen wat je wilt en ook hoe je je voelt.”

Als mens gezien

Voor cliënten is het prettig om eens niet in de afhankelijke positie te zitten, maar om gelijkwaardig in gesprek te zijn met de medewerkers en vrijwilligers. “Ze wonen in een instelling en daardoor krijgen hun beperkingen veel aandacht, maar ze zijn meer dan dat ”, benadrukt De Kruyf. “In een dialoog worden ze als mens gezien, in plaats van slechts als diegene met beperkingen.” Cliënten en mantelzorgers vonden de dialooggroepen gelijk een goed idee, de medewerkers hadden eerst wat ‘schroom’. “Ze waren bang om dan te worden afgerekend op zaken die ze volgens cliënten niet goed doen”, legt De Kruyf uit. “Maar dat is juist niet het idee. En in de praktijk ook niet de ervaring van de deelnemers. De dialooggroep is geen plek om klachten te dumpen. Alle aanwezigen, en dus ook medewerkers, kunnen zaken inbrengen waarvan zij vinden dat die beter moeten.” Inmiddels willen medewerkers die eenmaal hebben meegedaan, vaker meedoen. “Ze vertellen er positief over, waardoor de drempel voor anderen lager wordt om mee te doen.”

Net een hotel

De dialooggroepen passen in de filosofie van het verpleeghotel, ‘een huis, maar met een hotelmatige benadering.’ “Ons motto is ‘leven met aandacht en mogelijkheden’. Wij benaderen onze cliënten als gasten die van harte welkom zijn. Iedereen heeft een eigen kamer en we bieden allerlei arrangementen en faciliteiten aan.” De Kruyf was als procesbegeleider betrokken bij de invoering van het verpleeghotel. “De vorige voorzitter van de Cliëntenraad vond dat de betrokkenen meer moesten samenwerken. Ik heb toen deze vorm van dialooggroep ontwikkeld. We hadden al kringgesprekken, maar daarin draait het om de cliënten. In een dialooggroep zitten alle partijen gelijkwaardig om tafel. Het is echt een instrument om de kwaliteit van zorg te verbeteren vanuit een wederzijdse verantwoordelijkheid en betrokkenheid.”

Gespreksleider

De Kruyf maakt duidelijk dat de rol van gespreksleider een belangrijke is. “Als gespreksleider maak ik aan het begin van de bijeenkomst goed duidelijk wat de bedoeling is. Vervolgens is aan mij de taak om de basis van gelijkwaardigheid heel goed in het oog te houden en het gesprek te sturen waar nodig. Omdat ik iedereen aan het woord laat, komen alle perspectieven aan bod en groeit het wederzijds respect.” De Kruyf wil de dialooggroep indien gewenst ook graag introduceren in andere organisaties. “Ik kan bijvoorbeeld een workshop geven over hoe je zo’n dialooggroep leidt, of ze op verzoek zelf begeleiden. Ik vind eigenlijk dat elke zorginstelling een dergelijke dialooggroep zou moeten organiseren.”

“Na een aantal meldingen van incidenten attendeerde de inspecteur van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) ons op de Prisma-methode die de ziekenhuizen gebruiken voor het analyseren van fouten”, vertellen de werkgroepleden die het werkdocument onlangs hebben afgerond. Indertijd hebben IGZ en ActiZ vijf zorgaanbieders gevraagd mee te denken over de vormgeving van de Prisma-analyse zodat deze beter aansloot bij de praktijk van de ouderenzorg. Ook was het nodig dat het instrument gegevens zou opleveren waar de inspectie behoefte aan had. Het werken met de methode had direct een positief effect, is de ervaring van de instellingen die er nu mee werken. “Door gestructureerd met incidentmeldingen bezig te zijn en het stellen van de juiste vragen, word je je meer bewust van de oorzaak van incidenten. Hierdoor ontstaat een cultuur van veiligheidsdenken.”

“Elke fout is een kans om de zorg te verbeteren”

Prisma vindt zijn oorsprong in de procesindustrie, waar bedrijven de methode hanteren voor het analyseren van fouten en het aanpassen en verbeteren van het proces. “De TU Eindhoven heeft Prisma indertijd aangepast en geschikt gemaakt voor de ziekenhuizen. Wij hebben nu op basis van de praktijk in onze eigen instellingen de vertaalslag gemaakt naar de langdurende zorg”, vertellen de werkgroepleden. “We hadden belang bij een goede methode, want bij incidenten trokken we te snel conclusies, zonder dat we goed keken naar de oorzaken. Eigenlijk keken we te snel vooruit terwijl het beter is te kijken naar wat aan het incident vooraf is gegaan.”

De oorzakenboom

Het werkdocument ‘Werken met Prisma, de praktijk aan het woord’ beschrijft de zeven stappen die instellingen doorlopen. Vanaf het moment dat een incident of calamiteit wordt gemeld tot en met het afronden van het incident met oorzaken en verbetermaatregelen. Na het melden van het incident, het samenstellen van een team en het maken van een reconstructie, wordt een zogenaamde oorzakenboom gemaakt. Dit is een schematische weergave van de gebeurtenissen rond het incident, die inzichtelijk maakt wat de oorzaken waren. De volgende stap is het organiseren van de verbetermaatregelen inclusief het borgen en evalueren daarvan. Tenslotte maak je een eindverslag dat ook geschikt is om op te sturen naar de IGZ of te bespreken met de contactpersoon en cliënt.

Goede resultaten

De leden van de werkgroep signaleren vooral dat de Prisma-methode binnen hun organisatie heeft gezorgd voor bewustwording en nieuwe inzichten. “Door de methode kwamen we erachter dat er vaak andere en meerdere basisoorzaken zijn aan te wijzen voor een incident. Ook heeft de analyse van fouten ervoor gezorgd dat we veel meer verbeteracties doen dan voorheen. Zowel achteraf als preventief. Het budget kan daarbij een beperking zijn, maar je moet creatief zijn bij het vinden van oplossingen.” Ook met het oog daarop is het betrekken van de Raad van Toezicht erg belangrijk, vertelt een werkgroeplid.

Medewerkers en familie betrekken

Ander belangrijk voordeel van deze methode: “Medewerkers die betrokken zijn bij de incidenten voelen zich gehoord en merken dat het zin heeft om incidenten te melden. Er ligt minder nadruk op de schuldvraag, omdat de analyse duidelijk maakt dat er vaak diepere oorzaken zijn.” Ook is de methode heel geschikt om de familie van cliënten bij het incident te betrekken, benadrukken de werkgroepleden. “Je maakt met de methode inzichtelijk dat je zo preventief mogelijk werkt. En als er iets is gebeurd, laat je zien dat je de situatie serieus neemt en evalueert.”

Geschikte thema’s

Prisma is bedoeld voor incidenten met een ernstig gevolg zoals overlijden, calamiteiten of incidenten die veel voorkomen. De nadruk ligt vooral op valincidenten omdat die erg veel voorkomen in de verpleging, verzorging en thuiszorg. “Een volgende stap kan zijn dat we ook bijna-incidenten gaan analyseren.” Andere thema’s waarbij de methode de oorzaak kan achterhalen, zijn bijvoorbeeld fouten of incidenten met medicatie, agressie, vermissing, verstikking, verbranden, stoten of knellen. Het werkdocument geeft diverse verhelderende voorbeelden van incidenten die de organisaties in de werkgroep met succes met de Prisma-methode hebben geanalyseerd.

Werkgroep Prisma

De werkgroep Prisma bestaat uit vertegenwoordigers van de Stichting Groenhuysen, Servicecentrum Het Laar, Stichting tanteLouise-Vivensis, Surplus en De Wever, verzorging, revalidatie en thuiszorg. Met ondersteuning van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, ActiZ en Triaspect maakten zij het werkdocument ‘Werken met Prisma, de praktijk aan het woord’. De IGZ had hierbij de voorzittersrol en stimuleerde het werken met voorbeelden uit de concrete praktijk.

“Veel mensen met schizofrenie weten niet precies wat hen mankeert. Dat geldt vaak ook voor hun familieleden. Daardoor komen deze gezinnen pas laat in beeld”, vertelt Sbiti. “Niet alleen de patiënt, maar ook de familie heeft veel last van de ziekte en zonder hulp wordt het van kwaad tot erger. Families kunnen volledig ontwricht raken”

Informatie voor familieleden

Vaak is het juist de familie die de eerste stap richting de zorg zet. Zij slaan een brug naar de zorg. “We richten ons met dit project nadrukkelijk op de familieleden. We willen hen in de eerste plaats voorlichting geven over schizofrenie. Dus duidelijke en begrijpelijke informatie over de ziekte aanbieden. En niet alleen feitelijk, maar ook door ervaringsverhalen van anderen. Daarnaast laten we zien welke hulp beschikbaar is en willen we de drempel naar passende zorg verlagen. Tot slot willen we lotgenotencontact bevorderen, zodat families ervaren dat ze er niet alleen voor staan.”

Voorlichtingsmateriaal

Het project maakt gebruik van de al bestaande helpdesk van Mikado. Die is bereikbaar voor informatie over allerlei onderwerpen op het gebied van zorg en welzijn. Door dit project krijgt ook schizofrenie een plek op de helpdesk. “De eerste stap is nu om te inventariseren welk voorlichtingsmateriaal al beschikbaar is. Dit materiaal willen we aanpassen zodat het aansluit bij een diverse doelgroep. Het moet makkelijk vindbaar, begrijpelijk én herkenbaar zijn”, aldus Sbiti. “Met veel audiovisueel materiaal, omdat beeld vaak meer zegt dan woorden.”

Herkenbaarheid

Volgens Sbiti hebben migranten soms angst of wantrouwen richting de zorg. “Door eerdere negatieve ervaringen of door onbekendheid met wat de zorg precies behelst. Ook kan er een kennisachterstand zijn over de ziekte. Familieleden weten niet precies wat schizofrenie is, hoe het zich uit en wat de oorzaken kunnen zijn. Daarom is die herkenbaarheid zo belangrijk”, legt Sbiti uit. “Ervaringsverhalen staan dan ook centraal in de helpdesk. De familieleden moeten zich aangesproken voelen: goh, die vrouw lijkt op mij, hoe gaat zij met het probleem om?” De toegang tot de acute noodhulp is niet het belangrijkste voor de helpdesk. “Door goede informatie en voorlichting proberen we juist al tijdens de weg die eraan vooraf gaat, familieleden handvatten en ondersteuning te bieden om met schizofrenie om te gaan. Dan voorkom je misschien wel escalatie.”

Samenwerking

Bij dit traject werkt Mikado nauw samen met Ypsilon, de verwantenvereniging voor mensen met schizofrenie, en Indigo, die thuisondersteuning biedt in de ggz. “We bundelen echt onze krachten. Wij hebben veel kennis te bieden over hoe cultuursensitief te werken in de zorg. Andersom krijgen onze helpdeskmedewerkers training van Ypsilon en Indigo over alle aspecten van schizofrenie en de mogelijkheden van online hulpverlening.”

Mond-tot-mond-reclame

Begin 2012 gaat het onderdeel ‘schizofrenie’ van de helpdesk live. “Via de informele netwerken en mond-tot-mond-reclame willen we hier aandacht aan geven. Op wijkniveau, in buurtcentra, maar ook via migrantenmedia en huisartsen brengen we de helpdesk onder de aandacht.” Bovendien hebben alledrie de organisaties al een groot eigen netwerk. De resultaten van het project, bijvoorbeeld het soort ondersteuning dat familieleden vragen, wordt tijdens het project gemonitord. “Ons doel is om zoveel mogelijk mensen te bereiken. We willen laten zien dat ze niet alleen staan met hun probleem en dat er passende hulp mogelijk is.”

Een dvd die cliënten kunnen bekijken met tips voor gezond eten. Of een eenvoudig boekje met tips hoe je je beter kunt voelen door meer te bewegen. Hoewel het project pas net begonnen is, zijn dat voorbeelden van producten die Vilans en Esdégé-Reigersdaal, organisatie in de gehandicaptenzorg, voor ogen hebben. “Er zijn zulke nuttige instrumenten en producten ontwikkeld binnen Zorg voor Beter, maar ze zijn allemaal bedoeld voor begeleiders”, legt De Bruijn uit. “Terwijl juist ook cliënten(vertegenwoordigers) een grote rol kunnen spelen bij het verbeteren van de kwaliteit van zorg.”

Zeggenschap op twee manieren

Dit project draagt bij aan de zeggenschap van mensen met een verstandelijke beperking en hun verwanten. Dat gebeurt op twee manieren:

• Als een cliënt meer weet over goede zorg, kan hij de zorg beter beoordelen en die samen met de zorgverlener verbeteren;
• Kennis kan bijdragen aan zelfmanagement: als een cliënt meer weet, kan dat hem helpen om beter voor zichzelf te zorgen.

Eten en drinken

Het project is net gestart. De centrale cliëntenraad heeft met een lid van de centrale verwantenraad inmiddels twee thema’s uitgekozen waarmee de werkgroep aan de slag gaat: eten & drinken en geest & lichaam. Vooral eten en drinken vindt Jacobs een goed thema: “Het is belangrijk om gezond te eten. Ik eet vaak erg lekker op mijn werk op de Klompenhoeve, een geitenboerderij. Maar thuis eet ik vaak een magnetronmaaltijd.” Jacobs vindt dat wel makkelijk maar niet erg lekker. “Zelf gekookt eten met verse groentes is beter. We hadden thuis een kok, maar die ging met pensioen en een nieuwe is te duur. Nu gebruik ik net als de andere twee bewoners de magnetron als ik thuis eet. Dan eet ik alleen, maar met zijn allen op de Klompenhoeve is wel veel gezelliger.”

Zelfstandigheid belangrijk

De taak van Jacobs is om als ervaringsdeskundige cliënt input te geven aan de werkgroep én om terug te koppelen aan de cliënten wat de plannen zijn. Hij weet nog niet zo goed wat hij van het project kan verwachten. “Ik ben hiervoor gevraagd omdat ik al aan een ander project heb meegedaan. Ik vind het leuk om mee te praten over meer zelfstandigheid, want dat is belangrijk. Ik heb op mijn werk ook geen begeleiding nodig en daar ben ik blij om. Ze hoeven mijn handje niet vast te houden hoor. Ik zeg altijd ‘ik doe het zelf wel’ tegen de begeleiding.”

Lichaam en geest

Het andere thema, lichaam en geest, gaat volgens De Bruijn onder andere over de invloed van bewegen op je geestelijke gezondheid. “Dat gaat niet over sporten, maar kan al om kleine dingen gaan”, legt hij uit. “Kun je nog zelf koffie zetten? Doe dat dan ook. Begeleiders nemen zo snel iemand wat uit handen, terwijl bewegen juist zo gezond is.” Jacobs laat zich niets uit handen nemen. “Ik moet juist afgeremd worden, anders doe ik te veel. Ik ben bijna 65, maar daarna ga ik gewoon verder met werken hoor. Ik heb echt geen zin om thuis te gaan zitten!”

Breed verspreiden

“Wat we binnen de thema’s gaan ontwikkelen, weten we nog niet”, vertelt De Bruijn. “Dat hangt af van de producten en instrumenten die er al zijn, maar ook van de wensen van de cliënten en verwanten. Afhankelijk van de keuzes die we maken, gaan we aan de slag met producten.” De werkgroep is in de eindfase (medio 2012) van plan de producten breed aan te bieden, zowel binnen als buiten de organisatie.

Uit cliëntenpanels die Alzheimer Nederland de afgelopen jaren heeft georganiseerd, blijkt dat zowel cliënten als mantelzorgers niet altijd tevreden zijn. “Sommige cliënten willen bijvoorbeeld meer beweging”, vertelt Meerveld. “En niet ‘even uitgelaten worden’, zoals iemand het verwoordde, maar echt stevig doorwandelen. Of ze hebben behoefte aan een aanbod van meer verschillende activiteiten, niet altijd hetzelfde.” Ook mantelzorgers zien mogelijkheden voor verbetering: “Zij willen bijvoorbeeld direct mailcontact met de contactverzorgende. Ook willen ze dat meer wordt gedaan met het levensverhaal van de cliënt of dat het onderlinge contact tussen cliënten meer wordt gestimuleerd.”

Aan de slag

Alzheimer Nederland heeft in gesprek met familie en bezoekers deze wensen verzameld. De uitkomsten waren aanleiding om het project ‘Regie bij dementie: van cliënt in behandeling naar behandeling vanuit de cliënt’ te starten. Aan het project doen zeven dagbehandelingen van een verpleeghuis mee. In focusgroepen met cliënten en mantelzorgers onderzoeken zij wat beter kan. Vervolgens maakt het projectteam een verbeterplan en gaat dan aan de slag met de verbeterpunten. Daarbij maken ze gebruik van instrumenten en goede voorbeelden die zijn ontwikkeld binnen het Landelijk Dementieprogramma van Zorg voor Beter. De resultaten die ze behalen worden vervolgens breed verspreid onder alle dagbehandelingen in Nederland.

Veel animo

Hoewel maar zeven dagbehandelingen meedoen aan het project, hadden maar liefst 32 zich hiervoor opgegeven. “Daaruit blijkt de grote belangstelling: veel zorgorganisaties weten wel dat het beter kan, maar weten niet hoe”, aldus Meerveld. “Ze zitten vast in gewoontes en structuren. We horen ook vaak: ‘het lukt toch nooit om aan iedereen te vragen wat de wensen zijn en daar gehoor aan te geven’. Maar in de praktijk blijkt dat eigenlijk best te kunnen, zolang je maar creatief durft te zijn: maak gebruik van vrijwilligers of scholieren, of wees als team flexibel. En lukt het toch niet om aan een wens te voldoen? Dan heb je in ieder geval je best gedaan.”

Contact met mantelzorgers

Een ander doel van het project is het bevorderen van de relatie tussen de medewerkers van de dagbehandeling en de mantelzorgers. “Mantelzorgers worden nog onvoldoende begeleid”, vindt Meerveld. “Terwijl bij de dagbehandeling mensen werken die ervaring hebben met dementie. Zij moeten zich realiseren dat de cliënt slechts een deel van de dag bij hen is, en de rest thuis doorbrengt.” De medewerkers kunnen familieleden dan ook voorzien van praktische kennis over hoe ze met situaties thuis kunnen omgaan. “Als iemand op de dagbehandeling ontdekt welke hulpmiddelen de cliënt echt helpen of waar iemand plezier aan beleeft, dan is dat ook belangrijk om te weten voor de familie. Bij dementie zijn vaak veel verschillende hulpverleners betrokken en dan is het heel goed als alle hulp van alle betrokkenen op elkaar aansluit. Anders raken mensen met dementie nog meer het spoor bijster.”

Meer informatie

• Het project ‘Regie bij dementie: van cliënt in behandeling naar behandeling vanuit de cliënt’ krijgt subsidie van ZonMw. Meer informatie: www.zonmw.nl
• Volgende week stuurt Zorg voor Beter een speciale nieuwsbrief uit over cliëntenprojecten. Nog geen abonnee? Meld u snel aan.
• Alzheimer Nederland organiseert elke twee jaar in samenwerking met het Nivel een landelijke peiling onder mantelzorgers: de dementiemonitor mantelzorg. Wilt u meedoen aan de peiling? Vraag dan de vragenlijst op bij Wendy Werkman (telefoon: 030 659 69 16) of vul deze in via de website.

“Veel verbetertrajecten verlopen succesvol en leveren goede resultaten op”, vertelt Balsters. “Maar hoe zorg je nu dat die verbeteringen ook op de lange termijn blijven bestaan? En hoe verspreid je die in de rest van de organisatie? Dat blijkt erg vaak een probleem. Zonde van de tijd en energie die organisaties in een verbetertraject of –project stoppen”, vindt Balsters.

‘Zorgen voor blijvend beter’

Ook binnen zorgorganisatie Cordaan bleken medewerkers hiervan te balen. Zowel Cordaan als Vilans wilde er ‘iets mee’. “Toen besloten we een proeftuin op te zetten met als naam: ‘zorgen voor blijvend beter’. Hierin namen we de ruimte om borging en spreiding van de resultaten optimaal te organiseren. En dan niet lineair volgens een vaste tijdslijn met ingeplande momenten, maar cyclisch. Per moment en per situatie hebben we gekeken wat er nodig is. Verbeteren en verspreiden is een ‘flexibel proces’, waarin je soms ook stappen terug zet. We hadden dus geen voorgeprogrammeerd stappenplan en geen vastomlijnd eindpunt.”

Zes groeitips

Als uitgangspunt namen Vilans en Cordaan twee verbetertrajecten van Zorg voor Beter waaraan Cordaan had meegedaan: eten en drinken en preventie seksueel misbruik. “Die hebben we eerst geëvalueerd: wat blijft er over van de verbeteringen? Welke effecten zijn er nog en waar?”, legt Balsters uit. “Daarna hebben we met experts die elementen benoemd die wel of juist niet werken voor een blijvend resultaat. Die hebben we verwerkt in zes ‘groeitips’. Maar zes is triviaal hoor, iedereen kan er zelf elementen aan toevoegen. Zes ambassadeurs van Cordaan zijn elk met een van de zes tips aan de slag gegaan om de organisatie verder te helpen.”

Beelden spreken

Een voorbeeld van een groeitip is: ‘laat beelden spreken’. “De ambassadeur heeft hierbij voorgesteld rondom eten en drinken een poster te maken in plaats van een heel projectplan. Dat spreekt veel meer aan en blijft langer hangen.” Alle ambassadeurs hebben aan de groeitips een dergelijke praktische invulling gegeven, zodat ook andere organisaties daar wat aan hebben. Andere groeitips zijn ‘sta stil bij wat je doet’, ‘houd rekening met wensen van anderen’ en ‘werk actief aan verspreiding’.

Mooie vorm

Om de groeitips en de praktische invulling te presenteren is specifiek gekozen voor een e-magazine. “Natuurlijk moet de inhoud kloppen. Maar de vorm is minstens zo belangrijk, anders krijg je het project en de resultaten niet in de spotlights. Ons e-magazine spreekt veel mensen aan en blijft daardoor hangen.” Iedereen die met verbeteren bezig is of gaat, kan Groeikracht! gebruiken. “Als je bij de start van een verbetertraject al rekening houdt met de zes tips en die gedurende het traject constant voor ogen houdt, heb je de meeste kans op een succesvolle borging en spreiding van verbeteringen. Je bent te laat als je daar pas aan het eind over gaat nadenken.” Balsters benadrukt dat het e-magazine geen receptenboek is. “Maar als je de elementen laat terugkomen op elk moment en meeneemt in je projectplan, maak je het plan veel rijker.”

Meer informatie

Bekijk het e-magazine Groeikracht!: www.vilans.nl/groeikracht

Probeerruimte?

“Probeerruimte is de ruimte die je als cliënt moet krijgen om zelf dingen te doen en zelf keuzes te maken. Hoeveel ruimte dat is staat nooit vast. Die is voor elke situatie en elke cliënt anders. Soms krijgt een cliënt te veel probeerruimte en kan hij dat niet aan. Dan kan hij bijvoorbeeld wel zelf boodschappen doen, maar wordt hij steeds verleid door de gebakkraam en chips. Dan kan het nodig zijn om weer wat meer ondersteuning te geven. Je kunt dan besluiten om samen naar de winkel te gaan, om een lijstje te maken of meer uitleg te geven over gezond eten. Probeerruimte geven houdt een risico in, maar een verantwoord risico moet je durven nemen als de cliënt daarbij gebaat is.”

Hoe kan de toolkit zorgprofessionals helpen om deze ruimte te bieden?

“De toolkit is bedoeld voor teams die willen werken aan meer zeggenschap en bestaat uit verschillende onderdelen. We hebben onder andere instrumenten die zijn gericht op bewustwording van de medewerkers. Bijvoorbeeld de posters die je kunt verspreiden door de organisatie waardoor iedereen er steeds op wordt gewezen. En het zeggenschapsspel met vragen die medewerkers laten zien wanneer ze ruimte geven en wanneer niet. Met meetinstrumenten kun je vervolgens zien hoeveel zeggenschap je als medewerker of als team al geeft.”

Hoe meet je zeggenschap dan?

“Dat is best ingewikkeld natuurlijk. Maar we hebben bijvoorbeeld een vragenlijst om te zien hoe het team denkt over zeggenschap. Zijn medewerkers erg beschermend of geven ze juist erg veel ruimte? Ook zit in de toolkit een verbetermeter: daarmee kun je per activiteit samen met een cliënt aangeven of de medewerkers erover beslist, of dat samen gebeurt, of dat de cliënt er helemaal zelf over gaat. Je kunt dan met de cliënt bespreken bij welke zaken hij meer eigen inbreng wil.”

En leidt dat vervolgens tot meer zeggenschap?

“Om zeggenschap daadwerkelijk te verbeteren is het zinvol om een verbeterproject op te zetten. In de toolkit zit daarvoor de actieklapper. Daarin staan praktische tips over hoe je kunt bewegen tussen overnemen en het geven van autonomie. Over hoe je doelen formuleert en bereikt. Het is niet iets wat je simpel kunt toepassen, je moet er met elkaar van bewust zijn en mee aan de slag gaan.”

Voor wie is deze toolkit geschikt?

“Hij is gebaseerd op de ervaringen uit de Verbetertrajecten Zeggenschap voor de verstandelijk gehandicaptensector. Eigenlijk is de toolkit voor elke organisatie in deze sector interessant, omdat zeggenschap zo belangrijk is.”

Waarom is zeggenschap eigenlijk zo belangrijk?

“Probeer je zelf maar eens voor te stellen wat het moet betekenen om niet te mogen beslissen over je eigen leven. De mate waarin je zeggenschap hebt, bepaalt de kwaliteit van je bestaan. Tijdens de slotconferentie van een Verbetertraject Zeggenschap vertelde een cliënt dat hij een cursus mocht doen. Dat hij een echt diploma kreeg, betekende zo veel voor hem. Een ander was op de dagbesteding nogal een bemoeial, tot ergernis van de medewerkers. Totdat hij werd benoemd tot ‘chef kralen’ en de baas werd over één taak. Een opsteker voor zijn eigenwaarde én prettig voor de medewerkers omdat hij zich nu niet meer met alles bemoeide. In de inspiratiewaaier van de toolkit staan nog veel meer van zulke mooie en praktische voorbeelden.”

Meer informatie

De toolkit Zorg zelf voor Meer Zeggenschap is verkrijgbaar in de Vilans webwinkel. De ontwikkeling van de toolkit is gefinancierd door ZonMw, vanuit het programma Zorg voor Beter.

Vertel eens wat meer over het project?

“Wij zijn erg tevreden over de gerichte scholingstrajecten die we aanbieden aan onze medewerkers. Begeleiders van ouderen met een verstandelijke handicap krijgen bijvoorbeeld extra modules over ouderen met een verstandelijke handicap. Mensen die juist werken met mensen met een verstandelijke handicap in combinatie met psychische problematiek, leren hiervoor extra vaardigheden. Wij vinden het zonde dat ROC’s nog geen specialismen aanbieden. Daarom hebben we met het Drenthe College en Promens Care afgesproken dat wij gezamenlijk onze modules gaan omzetten naar modules voor ROC’s.”

Wat moet daarvoor gebeuren?

“We zijn nu aan het nadenken hoe we de modules het beste kunnen laten aansluiten bij de lesstof. Ook moeten we kijken in welke fase van de opleiding we ze aanbieden, en op welk niveau. Veel studenten zijn nog niet bekend met verschillende cliëntgroepen. Daarom willen we de modules een opbouw in moeilijkheidsgraad meegeven, waardoor deze ook op het laagste niveau gebruikt kunnen worden. We moeten nog keuzes maken over zowel de inhoud als de manier van aanbieden, dus klassikaal of via e-learning.”

Hoe komt het eigenlijk dat ROC’s nog niet met specialismen werken?

“Dat komt omdat de zorg met de komst van de zorgzwaartepakketten anders wordt georganiseerd. Elke cliënt heeft hierdoor nu een budget dat past bij zijn zorgbehoefte. Door deze wijze van financieren is het niet langer vanzelfsprekend dat cliënten met uiteenlopende zorgbehoeftes op dezelfde woonlocatie wonen. Dan zou bijvoorbeeld 24-uurs zorg ingezet worden, terwijl sommige mensen dat niet nodig hebben. Cliënten met soortgelijke zorgbehoefte en dus gelijkwaardige zorgpakketten wonen daarom steeds vaker samen op een locatie. Dit vraagt ook om specifieke expertise van begeleiders, wat maakt dat de (bij)scholing van begeleiders ook steeds meer gericht is op specialismen. Daarnaast is de groep ouderen met een verstandelijke handicap de laatste jaren enorm toegenomen.”

Waarom hebben medewerkers en studenten die extra vaardigheden nodig?

“Cliënten met soortgelijke zorgvragen, zoals ouderen of mensen met problematisch gedrag, hebben specifieke behoeften. Als je met oudere gehandicapten werkt, moet je als medewerker de inschatting maken: wanneer is sprake van slijtage van het geheugen en wanneer echt van dementie? En als een cliënt dementie heeft, wat betekent dit dan voor jou als begeleider? Bij mensen met ernstige verstandelijke handicap moet je zeer alert zijn op non-verbale communicatie. En bij mensen met complex gedrag kun je bijvoorbeeld weer veel leren over jouw invloed hierop.”

Wat hoop je met dit project uiteindelijk te bereiken?

“Ik hoop dat mensen die de opleiding hebben gedaan bij het ROC, beter voorbereid zijn op de praktijk en daardoor betere zorg kunnen bieden. Daarnaast hoop ik dat leerlingen zich al bewust zijn van de verscheidenheid binnen de sector en een bewuste keuze maken. Soms krijgen we hier leerlingen die ‘het zo leuk vinden om met kinderen te werken’. Terwijl de jeugd een heel complexe doelgroep is, vaak hebben leerlingen dan zo’n vertekend beeld. Hopelijk kunnen we met dit project iets bijdragen aan de beeldvorming en daarmee tegelijkertijd voorkomen dat medewerkers snel afhaken.”

Maar doen jullie dat niet allang dan, familievriendelijk werken?

“Natuurlijk proberen mijn collega’s en ik op de juiste manier met de familie om te gaan. Toch gaat het nog niet altijd goed. Daarom is het fijn om weer even een ‘opfrissing’ te krijgen.”

Het kan dus beter?

“Nou ja, het belangrijkste is dat we familieleden niet altijd genoeg betrekken bij de zorg voor hun vader of moeder. De informatievoorziening gaat bijvoorbeeld niet altijd goed: we hebben afgesproken dat alleen ik als EVV’er informatie geef over de cliënt. Maar als een familielid iets vraagt aan een stagiair, geeft die soms toch informatie. Soms is dat net niet de juiste informatie. Of te weinig. Ook praten we weleens te weinig met de familie.”

Wat zijn de gevolgen wanneer je niet familievriendelijk werkt?

“Familieleden gaan soms afstand nemen, omdat ze het idee krijgen dat wij alles wel regelen. Ze voelen zich dan minder betrokken en komen daardoor minder vaak of graag op bezoek. Of ze zijn bang ons te storen bij ons werk. Terwijl: als je vader of moeder nog thuis woont, ga je toch ook op bezoek? Ik heb weleens een video gezien waarin familieleden voorkwamen die bang waren om kritiek te uiten, omdat verzorgenden dat dan konden ‘afreageren’ op de cliënt. Zulke gedachten moeten we echt zien te voorkomen.”

En hoe zou je dat kunnen doen?

“We moeten familieleden het gevoel geven dat ze welkom zijn. Dat kan door duidelijke afspraken te maken met alle verzorgenden, en ons daaraan te houden. We kunnen bijvoorbeeld al bij de intake de familie uitgebreid aan het woord laten. Familieleden zijn belangrijk om meer te horen over de voorgeschiedenis van een cliënt en om te weten hoe je het beste met hem kunt omgaan. We willen ze het gevoel geven dat zij nog steeds belangrijk zijn voor de zorg voor hun familielid. En natuurlijk mag je op bezoek komen, natuurlijk mag je koffie pakken en natúurlijk mag je je vader of moeder mee naar buiten nemen.”

Hoe kan het project ‘familievriendelijk werken’ hierbij helpen?

“Het project helpt om weer even scherp te krijgen hoe je met de familie omgaat: we weten wel hoe het moet, maar doen het nog niet altijd goed. Als we concrete handvatten hebben over wat je in welke situatie doet, gaat het vast beter. Daarnaast wordt in onze opleiding nog weinig aandacht besteed aan de omgang met de familie, terwijl die zoals gezegd juist zo belangrijk is.”

Wat is jouw taak daarbij?

“Samen met een projectleider, twee familieleden en een andere verzorgende kijk ik mee over de schouder van de projectgroep. Wij kijken elke training na en controleren of er onjuistheden inzitten en of ze nog zaken missen vanuit mijn perspectief als verzorgende, die weet hoe het op de werkvloer gaat. In oktober vindt de eerste training plaats.”

Wat hoop je dat het uiteindelijk oplevert?

“Dat elk familielid zich hier welkom voelt, zich betrokken voelt en durft mee te denken en informatie te geven over verbeteringen. Want dat is natuurlijk het uiteindelijke doel: dat de zorg voor de cliënt er beter van wordt.”